Wat met bedrijfsgegevens die zelfs eigen IT-mensen niet mogen zien?

De voorbeelden zijn legio. Het management werkt op een aantal reorganisatieplannen, met bijhorende afvloeiïngen. Het onderzoeksdepartement wisselt gegevens uit over de allerlaatste testen en de afspraken inzake intellectuele eigendomsrechten. Meerdere directeurs werken samen een crisisplan uit met diverse antwoorden in alle mogelijke rampscenario’s.

Een raad van bestuur werkt ook veel met dit soort gevoelige informatie: plannen voor fusie, overname of herstructurering, financiële of commerciële gegevens, informatie over verloning, … Bovendien stapelt dit soort informatie zich op in de loop der jaren. Wie herinnert zich nog de beslissingen van drie jaar terug die nu opnieuw actueel zijn?

Technologie

Vroeger was het eenvoudig. Dat soort informatie werd opgeslagen achter slot en grendel in kasten. Enkel bevoegde mensen mochten de kamer betreden en de papieren lezen.

Eenvoudig maar niet echt efficiënt. Belangrijke informatie is informatie waar moet op gewerkt worden. Diegenen die met de informatie aan de slag moeten, willen steeds de meest actuele versie. Ze willen overleggen met andere betrokkenen, intern en extern. Ze willen een volledig, en volledig accuraat archief.

Omdat het ook uiterst veilig en discreet moet, zijn traditionele oplossingen meestal niet geschikt. Klassieke cloud-oplossingen bieden niet de nodige garanties. En evenmin is een eigen intern computernetwerk voldoende. Zelfs met een systeem van authorisaties zijn de mensen die het computersysteem draaiende houden, in staat informatie te zien die ze niet mogen zien.

File sharing

Diligent, wereldleider inzake board portals, zet hierom de oplossing ‘Secure File Sharing’ in de markt. Deze software draait volkomen autonoom en laat toe zowel volledig beveiligd als zeer efficiënt te werken. Alle informatie wordt bijgehouden in een goed georganiseerd archief.

De mensen met een machtiging kunnen steeds de informatie opvragen en bijwerken. Wanneer informatie wordt toegevoegd of gewijzigd, worden de nodige mensen daarvan verwittigd. Zo kunnen komende vergaderingen van de raad van bestuur beter voorbereid worden en kunnen de oude beslissingen steeds geraadpleegd worden. Bestuurders kunnen daarvoor eender welk toestel (smartphone, portable, pc) gebruiken. Zou zo’n toestel verloren gaan, is de informatie er niet meer op terug te vinden. Alles wordt centraal bijgehouden en beveiligd.

Als bedrijf kiest u zelf wie toegang krijgt tot welke gegevens, en voor hoe lang. Dat is niet beperkt tot enkele interne managers en bestuurders, ook externen kunnen een machtiging krijgen. Bijvoorbeeld een advocaat die juridisch advies moet geven over een bepaald dossier. Of een revisor die oude en nieuwe financiële gegevens moet controleren. Gegevens die aan overheden moeten verstrekt worden in verband met compliance, kunnen uit het systeem vertrekken.

Wie streeft naar meer veiligheid en meer efficiëntie voor zijn of haar cruciale bedrijfsinformatie, kan meer leren over Secure File Sharing op de website van Diligent.

Dit artikel is eerder verschenen in het branded channel van Diligent.