Wat er echt nodig is om digitale transformatie te laten slagen

Veel organisaties denken dat ze succesvol digitaliseren door hun files naar de cloud te verhuizen en een nieuwe digitale tool te gebruiken voor CRM of facturatie, maar zo werkt het niet. ‘Dat is hét recept voor mislukking en teleurstelling’, zegt Adam Cutforth (foto), Director of Collaboration bij Devoteam, een bedrijf dat zijn klanten wereldwijd digitale consultancy en innovatieve technologie biedt. Voor het installeren van een digitale cultuur is meer nodig, veel meer.

‘Zo begin je inderdaad met digitalisering, maar het is ook maar het begin. Digitalisering steunt op drie pijlers en die moeten alle drie aanwezig zijn: tools, processes en people. De tools zijn maar een klein deeltje van het verhaal. Je mag vooral de mensen niet vergeten: pas als zij gemotiveerd zijn, de kennis hebben en de ondersteuning krijgen om de nieuwe tools te gebruiken, kan transformatie slagen.’

Leg uit waarom

‘Er zijn heel veel tools en platformen die je beloven en doen geloven dat je in enkele clicks agile en geautomatiseerd zal kunnen werken. Maar je mag dan al de beste tools aankopen, je kan mensen niet zomaar in een compleet andere context plaatsen en verwachten dat ze zullen meegaan. Als ze de culturele shift gemist hebben, zullen ze de nieuwe tools even slecht gebruiken als alle vorige’, aldus Cutforth. ‘Het waarom moet duidelijk zijn. Een digitale mindset impliceert dat mensen weten hoe de digitalisering hun manier van werken zal veranderen en wat ze winnen door de nieuwe processen en door met de nieuwe tools te werken.’

Hier ziet Cutforth een belangrijke rol weggelegd voor leidinggevenden. Hij ziet digitale transformatie immers vaak fout lopen door gebrekkige communicatie van de top. ‘Het is typische de psychologie van verandering die speelt: mensen kunnen bang zijn voor verandering tenzij ze goed weten wat het inhoudt, waarom er dingen moeten veranderen en wat ze mogen verwachten.’

‘Je kan mensen niet zomaar in een compleet andere context plaatsen en verwachten dat ze zullen meegaan’

Leiderschap, engagement en opleiding

Leiderschap is volgens Cutforth een belangrijke hefboom voor digitalisering: ‘Als leidinggevenden moeten we onze mensen actief uitnodigen om aan boord van de transformatie te komen en hen uitleggen wat dat exact inhoudt. We moeten hun feedback en medewerking vragen.’ Daarnaast is er een mix van elementen nodig die de voorwaarden scheppen voor een succesvolle transformatie.

Er een engagement nodig op teamniveau, daartoe moeten mensen een duidelijk antwoord hebben op de vraag ‘what’s in it for me?’ Verder zijn opleiding en continue bijscholing natuurlijk cruciaal. ‘En je moet beginnen met de basics zoals wat zijn sociale media, wat is big data, wat is code, wat is een hackathon… Voor sommige mensen is dat gefundenes Fressen, voor anderen een groot mysterie. Dat kan mensen afschrikken, maar precies daarom moet je het waarom goed uitleggen en digitalisering toegankelijk maken. Tegelijk moet je ook vertellen over de wereld waarin we vandaag leven’, zegt Cutforth. Die basics scheppen het kader waarbinnen de transformatie gebeurt en waarin je mensen zullen meewerken.

Empower de early adopters

‘Uiteraard heb je in je organisatie ook early adopters die heel enthousiast zijn over de veranderingen. Die mensen moet je empoweren, want zijn zullen je meest effectieve change agents zijn. Met hun enthousiasme kunnen ze mensen mobiliseren en motiveren. En eigenlijk heb je in elk team zo iemand nodig.’

Digitalisering gaat volgens Cutforth immers niet over tools, maar over samenwerken. ‘Je moet in je organisatie creativiteit scheppen om problemen te identificeren en om binnen maar ook buiten de context van je organisatie oplossingen te zoeken. Voor grondige digitalisering heeft een checklistaanpak duidelijk beperkingen en kan je maar beter processen gaan mappen en heruitdenken. Je moet aan design thinking doen en de early adopters mobilizeren om alle betrokkenen aan boord te krijgen.’

Change readiness

Je moet er natuurlijk ook tijd in willen investeren. Transformeren is een proces dat vele jaren kan spelen, op veel verschillende vlakken: strategie, communicatie, operations, opleiding, HR, IT…  Tot slot moet je ook beseffen dat je nooit klaar bent met je digitale transformatie. Als je het goed doet creëer je ecosystemen in en tussen je teams en die blijven veranderen. Bovendien wordt de change cycle alsmaar korter. Je moet een cultuur van change readiness scheppen, zodat teams altijd klaar staan met oplossingen voor een wereld die snel verandert’, besluit Cutforth.