Waarom ‘Zoomvermoeidheid’ toeslaat

In het begin van de lockdown waren er nog wel wat mensen die vonden dat ze van thuis uit beter presteerden en zich beter konden concentreren. Bovendien hadden we ook tijd voor andere dingen zoals lezen, joggen, koken, tuinieren… We winnen immers 2 à 3 uur per dag door niet te hoeven pendelen of in de file te staan. Dat thuiswerken leek toch wel heel wat positieve effecten te hebben…

Een paar weken later klinkt dat verhaal al een pak genuanceerder… negatiever zo je wilt. Continu online werken vraagt een andere concentratie. Mensen klagen dat ze doodmoe zijn ‘s avonds. Thuiswerken blijkt niet altijd een evidentie, soms is het zelfs ronduit lastig. En de ‘Zoomvermoedheid’ slaat bij iedereen toe. Maar hoe is die eigenlijk te verklaren?

Horen jullie me nog?

We hebben de voorbije weken allemaal ervaren hoe ‘vlot’ een videoconference kan verlopen. ‘Horen jullie mij?’ ‘Hoor je me nu wel?’ ‘Sorry hoor, maar ik denk dat er iets mis is met mijn connectie.’ ‘Nee, sorry, ik ben jullie kwijt.’ Vermoeiend. Bovenop die technische stressfactoren komen ook communicatieve en cognitieve factoren de videoconference bemoeilijken.

‘In 2014 al werden onderzoeken gestart naar de interactie tussen de mens en machines en de impact die het gebruik van een smartphone heeft op onze hersenen’, zegt organisatieadviseur Ann Noppen die met Pandemic as a Practice organisaties helpt lessen te trekken uit deze pandemie.

Sinds 2014 onderzoeken experts in communicatie en cognitieve wetenschappen mechanismen die spelen tussen mens en machine. ‘Natuurlijk zijn de factoren die van invloed zijn erg verscheiden en veelzijdig. Maar een factor die ons bijzonder aanspreekt is de afwezigheid van lichaamstaal bij het houden van Zoomvergaderingen.’

Nood aan non-verbaal

‘In ons menselijk contact zijn we geneigd om de impact van non-verbale taal te minimaliseren terwijl die onlosmakelijk verbonden is met onze communicatie’, gaat Noppens collega Dorian Van der Kooij verder. ‘Onze lichaamstaal doet actief mee in onze interactie. Maar zonder dat we ons daarvan bewust zijn is deze dimensie uit onze communicatie verdwenen tijdens een videoconference.’

Online non-verbaal communiceren blijkt extra moeilijk en extra vermoeiend. Zo blijkt bijvoorbeeld dat je rechts van je camera moet kijken als je iemand recht in te ogen wil kijken tijdens een videoconference. De menselijke gelaatstrekken, die we onbewust scannen bij interactie, zijn veel moeilijker te detecteren tijdens een Zoomsessie.

Het is ook niet altijd mogelijk al je collega’s te zien tijdens een videoconference, waardoor je het gevoel kunt krijgen in het luchtledige te praten. Wanneer je zelf aan het woord bent, kom je dan weer vaak in beeld waardoor je ervaart dat je tegen jezelf aan het praten bent. Dat kan je uit je concentratie halen en ontregelend en ongemakkelijk voelen, stelde Gianpiero Petriglieri, professor aan Insead, recent in Le Figaro.

‘Het is belangrijk om lichaamstaal actiever in te zetten’

Verbondenheid vergroten

We zijn actief aan het denken, maar ons lichaam voelt dat de andere er niet echt is. Die dissonantie, deze tegenstellende gevoelens, maken dat we doodmoe zijn aan het einde van de dag, meent Petriglieri.

‘Verbondenheid tijdens een Zoomsessie kan je vergroten door minder op de inhoud te gaan zitten, maar meer ervaringsgerichte gesprekken te voeren. Zo zorgen wij ervoor, tijdens onze Pandemic as a Practice, dat we zo min mogelijk inhoudelijke duidingen geven tijdens het bespreken van het thema’, zegt van der Kooij. ‘We laten vooral mensen in kleine groepjes delen wat ze voelen en ervaren rond het thema. Het worden vaak intieme en erg persoonlijk deelrondes, die de deelnemers als erg ontspannen beschouwen, zo zeggen ze ons.’

‘Je zou kunnen zeggen dat gezien het sensorische brein minder aan bod komt in online contact en we dus minder veiligheid ervaren. Daarom moet de  balans tussen het sensorische, emotionele en mentale brein goed bewaakt worden’, gaat Noppen verder. ‘Zo is het belangrijk om lichaamstaal actiever in te zetten, en het emotionele brein haar werk te laten doen door mensen vanuit hun hart te laten spreken, naast het rationeel inhoudelijke gespreksvoering.’

Herzie je vergadercultuur

Maar er zijn natuurlijk nog veel meer mechanisme aan de gang. Dat anderen je zien in je thuissituatie bijvoorbeeld, voelt voor sommigen geruststellend aan terwijl het anderen dan weer extra stress oplevert. ‘Naar gelang jouw persoonlijkheid zal je het ene of eerder het andere comfortabel vinden. Iemand die altijd alles netjes aan de kant wil, of iemand die perfectie nastreeft, zal videoconferencing minder prettig vinden. Iemand die graag op z’n eentje is, zal dit juist heel prettig vinden’, zegt Noppen.

Om de ‘Zoomvermoeidheid’ en het gebrek aan non-verbale communicatie tijdens videoconferenties te compenseren, moeten organisaties hun vergadercultuur grondig – en ook dringend – herzien, menen Noppen en van der Kooij. Ze raden aan online meetings kort en efficiënt te houden, mensen leren vanuit het hart te spreken en lichaamstaaltraining te geven in het kader van videoconferencing.

‘Het lijkt ons belangrijk dat organisaties niet klakkeloos hun offline vergadercultuur overzetten naar een online omgeving, maar een nieuw beleid gaan opzetten, dat balanceert tussen efficiëntie en verbinden, en dat explicieter de doelstelling van elke bijeenkomst duidelijk maakt.’