Waarom focus zo belangrijk is: minder stress

Als we eerlijk zijn met onszelf, moeten we toegeven dat afleiding een belangrijke oorzaak is van de stress die we ervaren op het werk. We hebben het steeds moeilijker om lange tijd geconcentreerd aan een taak te werken die onze volle aandacht eist. We zijn in zeven haasten met acht zaken tegelijk bezig maar we kunnen niets naar behoren afwerken. Het geeft ons een slecht gevoel over onze prestaties, we ervaren extra druk en geraken gestresseerd, waardoor we nog slechter gaan presteren…

Verslaafd aan afleiding

Uit een grootschalig Belgisch onderzoek naar de mate waarin zij werkgerelateerde stress ervaren dat Mensura, dienst voor preventie en bescherming op het werk, via een online bevraging bij ruim 28.000 werknemers eerder dit jaar deed, blijkt dat mentale belasting door de werkinhoud (zoals de nood aan concentratie) het hoogst scoort als stressfactor. Mensen kunnen zich niet focussen op hun werk en geraken daardoor achterop en gestresseerd.

Moderne technologie maakt ons werk en ons leven gemakkelijker, maar vraagt ook continu om onze aandacht. Terwijl we een salesstrategie voor volgend jaar moeten opstellen, worden we belaagd door meldingen van binnenkomende e-mails, krijgen we Whatsapp-berichten van onze vrienden die plannen maken voor het weekend, sms’t de babysit om te vragen hoe laat ze vanavond verwacht wordt… en verdwijnt onze focus.

Alex Soojung Kim Pang, technologie-expert aan Standford en Oxford parafraseert in zijn boek Verslaafd aan afleiding psycholoog Stephen Kaplan wanneer het gaat over ‘gestuurde aandacht’ of het vermogen om je aandacht te richten zonder je te laten afleiden. ‘Het probleem is dat de evolutie mensen heeft geselecteerd die nauwlettend en moeiteloos aandacht schenken aan dingen zoals bedreigende of smakelijke dieren en niet aan dingen als verkeer, spreadsheets of vergaderingen.’

De mens heeft volgens Kaplan een scheiding gecreëerd tussen wat belangrijk en interessant is en dat is een probleem voor onze concentratie. ‘Als je de noodzaak van zich moeten concentreren op dingen die eigenlijk heel saai zijn combineert met de steeds toenemende complexiteit van technologische systemen, heb je het recept voor een ramp.’

Een open kantoorruimte werd vaak gezien als een handige manier om kosten te besparen

De hel van het open kantoorlandschap

En niet alleen technologie hapt grote brokken weg uit onze concentratie. Terwijl de open kantoorruimte de voorbije decennia snel opmars maakte, worden nu ook de nadelen duidelijk. Een open kantoorlandschap zou communicatie, overleg en de uitwisseling van ideeën bevorderen. Sociale controle maakt mensen ook productiever. En voor leidinggevenden is het handiger om hun team aan te sturen wanneer niet elk teamlid in een eigen hokje zit. Een open kantoorruimte werd ook vaak gezien als een handige manier om kosten te besparen. Je hebt minder oppervlakte per medewerker nodig, uiteraard ook minder tussenwanden, deuren… en je verbruikt minder energie met één overkoepelend verwarmings- en aircosysteem voor een hele verdieping. Je hele kantoor wordt goedkoper. Niets dan voordelen.

Een open kantoorlandschap werkt prima wanneer hecht teamwerk vereist is, maar voor kenniswerkers die geconcentreerd moeten werken is het vaak een hel. Het is lawaaierig, het kan nefast zijn voor de concentratie en je medewerkers hebben geen enkele privacy meer. De oplossing: silent rooms, phone booths – oorspronkelijk bedoeld om rustig even te bellen maar waar mensen zich nu uren vrijwillig opsluiten – en mensen die thuis werken ‘omdat ze dan eens ongestoord kunnen doorwerken’. In het open kantoorlandschap gaan we ons blijkbaar steeds meer afzonderen.

Proximate Cause

Dat we zo gemakkelijk afgeleid worden is natuurlijk een probleem, maar het echte probleem is volgens auteur en investeerder Nir Eyal dat we niet eerlijk zijn met onszelf over de redenen waarom we we onszelf zo gemakkelijk laten afleiden. Hij heeft het in zijn meest recente boek Indistractable over ‘Proximate Cause’. De theorie van Proximate Cause zegt dat mensen slecht zijn in het identificeren van de echte redenen waarom ze dingen doen. Niet omdat we niet diep kunnen graven, maar omdat we de neiging hebben maar te graven totdat we de dichtstbijzijnde reden vinden. En dan stoppen we. We doen een observatie van ons gedrag, we vinden de gemakkelijkste verklaring bevredigend en gaan niet op zoek naar de echte reden.

De Amerikaanse journalist, auteur en keynote speaker Shane Snow die zichzelf graag een ‘human explorer’ noemt, is fan van Indistractable en geeft enkele voorbeelden van dergelijk gedrag: ‘We zeggen dat we tv kijken (observatie) omdat we moe zijn (verklaring), maar de echte reden is dat we niet willen nadenken over het harde gesprek dat we morgen op het werk moeten hebben. We zeggen dat we een e-mailprobleem hebben (observatie) omdat we zoveel e-mails ontvangen (verklaring), maar de echte reden is dat we geen doordacht, opzettelijk proces hebben om de realiteit van e-mailoverbelasting aan te pakken. En de echte reden daarvoor kan zijn omdat we liever niet het harde werk doen om na te denken over hoe het op te lossen, of we denken dat we zullen falen, of we denken dat we hulpeloos zijn.’

Durf dieper te graven

Nir vergelijkt het in zijn boek met een spelletje pool: je raakt de witte bal met de keu en die bal raakt een andere bal die op zijn beurt in de pocket gaat. De witte bal is niet de echte reden dat de andere bal in de pocket gaat. En natuurlijk mogen we tv kijken om even te ontspannen en aan niets te denken, maar als we de echte reden waarom we tv kijken niet onder ogen zien, verliezen we de controle over onszelf. En dat is kwalijk, meent Nir. We moeten dieper durven graven. Zijn advies is dan ook om een beetje harder na te denken over waarom we doen wat we doen en vooral zelf bewust te kiezen voor wat we doen.

Wandel!

Dus als we onze focus willen terugvinden kunnen we strenger omspringen met onze mailbox, meldingen uitschakelen voor storende apps, thuis werken. Afleidingen elimineren helpt zeker. Daarna moeten we ook stilstaan bij de ware verklaringen voor ons gedrag, zodat we het ten gronde kunnen aanpakken. Dat zal ons al van een pak stress ontdoen.

En voor wie ten slotte echt werk wil maken van stressloze focus is er een eeuwenoude tip: wandel. ‘Wandelen stimuleert het denken omdat je even weg bent van de hectiek van je werk, maar je geest wordt er niet helemaal in meegesleurd’, schrijft Pang in Verslaafd aan afleiding. ‘Terwijl het lichaam beweegt en de ogen nieuwe of bekende dingen zien, kan een deel van de geest zich toch nog bezighouden met een lastig probleem.’ Wie weet leidt wandelen wel tot geniale invallen en creatieve oplossingen voor problemen waar je al lang mee worstelt. Nietzsche zei niet voor niets dat alle grote gedachten tijdens het wandelen tot stand zijn gekomen. En het is ook niet toevallig dat Darwin de complexiteit van een probleem uitdrukte in het aantal keren dat hij zijn tuinpad op en af had moeten wandelen om het probleem op te lossen.