Waarom een thuiswerkplan veel te beperkt is

Lynda Gratton wordt beschouwd als dé thought leader in HR, ze is professor in Management Practice aan London Business School en ze leidt het Future of Work Research Consortium. Ze heeft meerdere boeken op haar naam staan, maar nu schrijft ze aan een nieuw boek Redesigning Work dat in de zomer van 2022 zal uitkomen.

Ze vertelt zelf over hoe je een nieuwe werkomgeving ontwerpt tijdens haar online masterclass voor Presidents Summit en ze heeft  al eerder een artikel over gepubliceerd in HBR. Haar visie op dat ontwerpen gaat wel een beetje verder dan een thuiswerkplan. De kans dat het plan future proof is, is dan ook groter.

‘Mensen connecteren niet met data, maar wel met verhalen’

Ze ziet de pandemie als een enorme kans om het werk opnieuw vorm te geven. Denk vooral niet dat alles terug zal keren naar de situatie van voor Covid. ‘Er is geen weg terug. Er komen nog belangrijke technische doorbraken die de manier waarop we werken nog meer zullen veranderen’, weet Gratton.

De grootste uitdaging en tegelijkertijd de grootste opportuniteit is het leggen van de basis voor een toekomst die iedereen inspirerend, rechtvaardig, aantrekkelijk en zinvol vindt. ‘Denk na over het verhaal dat je vertelt over de toekomst en waar je mensen aan mee willen werken.

Mensen connecteren niet met data, maar wel met verhalen. De leider moet dus een goed verhaal hebben, dat is cruciaal. Wat zijn de leidende principes van je bedrijf? Wat wil je beschermen van het verleden? Hoe kan je het werk zo ontwerpen dat je de cultuur kan behouden of versterken?’

Tip 1: Er is meer dan thuiswerken

‘We hebben veel te lang gefocust op locatie: de toekomst van werk is thuis of op kantoor. Dat is wel een hele beperkte manier van kijken’, zegt Gratton. ‘Je kan daar veel creatiever in zijn. Fujitsu heeft bijvoorbeeld vorig jaar in Japan drie nieuwe locaties ontworpen: kleine kantoren bij treinstations waar je in alle rust en focus kan werken.

De tweede locatie is een hub waarin teams kunnen samenkomen. Deze zijn uitgerust met interactieve technologie. Zo kan je face-to-face of virtueel werken. We hebben immers roomers and zoomers.

Het derde type locatie is echt gebouwd op coöperatie, hier heb je veel grotere ruimtes waar mensen samen kunnen werken, met state-of-the-art technologie, videoschermen, waar ze ook met hun klanten kunnen samenkomen. Dit zijn ruimtes om te innoveren.’

Wat Fujitsu zo heeft gecreëerd is een ecosysteem van ruimtes die ze samen het borderless office noemen. ‘Een one size fits all bestaat niet. Er zullen veel variaties zijn bij bedrijven. Vraag jezelf dus af: wat is jouw signature waarmee je talenten aantrekt? Wat maakt jouw bedrijf uniek?’

Tip 2: Wees creatief met tijd en plaats

‘We kunnen ook met tijd veel creatiever zijn. Denk dus ook na over synchroon versus a-synchroon werken. Synchroon is tegelijkertijd samenzijn, fysiek of virtueel. A-synchroon betekent dat je niet geconnecteerd bent met anderen.

Hoe werkt dat dan? Als focus op het werk belangrijk is, dan is thuiswerken en niet geconnecteerd zijn met collega’s de beste optie. Als je wil coördineren, dan is locatie dankzij de technologie ook niet van belang, maar je moet wel geconnecteerd zijn met mensen op dat moment. Als je heel veel moet samenwerken, dan is tegelijkertijd en fysiek aanwezig zijn op het kantoor weer belangrijk.’

Tip 3: Persoonlijke voorkeuren tellen wel degelijk mee

De drivers van productiviteit zijn energie, focus, coördinatie en coöperatie. Die zijn voor iedereen anders, maar ze zijn ook afhankelijk van de job, de tijd en de plaats. ‘Start met het werk wat gedaan moet worden. Kijk naar taken, projecten en workflows. Het gaat erom dat je je medewerkers helpt om zo productief mogelijk te zijn, dat is de belangrijkste vraag.’

Daarbij is het wel degelijk belangrijk om rekening te houden met de persoonlijke voorkeuren. Een kritische factor voor de productiviteit van bijvoorbeeld een strategische planner is focus. Waar kan hij of zij zich beter focussen, thuis, in een hub of op kantoor? Een 40-plusser kan rustig thuis werken, een 28-jarige die een appartement deelt niet. Op basis daarvan wordt de keuze gemaakt.

Ander voorbeeld: een belangrijke factor voor de productiviteit van een teammanager is coördinatie. Dit betekent dat hij of zij geconnecteerd moet zijn met het team, wanneer dat gebeurt (tijd) is belangrijker dan waar dit gebeurt (fysiek of virtueel).

Tip 4: Hou rekening met wat eerlijk en rechtvaardig is

Gevoelens van onrechtvaardigheid of ongelijke behandeling hebben een negatieve impact op de productiviteit. Daar moet je wel rekening mee houden. ‘Een voedingsbedrijf heeft arbeiders die dagelijks in de fabriek moeten zijn. Maar de bedienden zijn slechts twee dagen per week op kantoor. Is dat eerlijk en rechtvaardig? Waarom heeft de ene groep flexibiliteit en de andere niet’, wijst Gratton op de terechte vragen die hierover kunnen kunnen.

Om dergelijke sentimenten te voorkomen, is het nodig om je medewerkers bij dit hele proces te betrekken. Ericsson heeft bijvoorbeeld de medewerkers uitgenodigd om deel te nemen aan een gesprek, een virtuele jam, over hybride werken. Maar liefst 17.000 mensen deden hieraan mee en dat leverde 28.000 reacties op.

Het management van Ericsson leerde hiervan dat dergelijke gevoelens het best kunnen worden getackeld door medewerkers ervan te verzekeren dat hun stem gehoord wordt en ze te laten begrijpen dat dergelijke fundamentele veranderingen nodig zijn. ‘We hebben ongelooflijke technologie waarmee je iedereen bijeen kan krijgen. Zo kan je de mensen hun stem laten horen. Als leider heb je die inzichten uit je bedrijf ook nodig.’