Waarom een krappe deadline beter werk oplevert

Als je mensen vraagt wat ze liever hebben, de opdracht om iets dezelfde dag nog even te fixen of om een week te krijgen voor dezelfde opdracht, dan zullen er weinig mensen voor de eerste optie kiezen. Maar toch kan het beter zijn om een korte deadline te krijgen voor een opdracht, omdat het mensen kan helpen om een taak daadwerkelijk gedaan te krijgen en ze de taak als minder moeilijk beschouwen.

Inschatten

In een onderzoek naar het effect van deadlines dat gepubliceerd werd in het Journal of Consumer Research vonden onderzoekers Meng Zhu, Rajesh Bagchi en Stefan Hoch dat latere deadlines mensen de indruk geven dat een opdracht moeilijker is dan in werkelijkheid het geval is. Dit zorgt ervoor dat mensen het werk uitstellen en het vergroot de kans dat ze helemaal opgeven. Dit is ook het geval als de late deadline het gevolg is van de omstandigheden, bijvoorbeeld omdat iemand met verlof is.

In het onderzoek werd vrijwilligers gevraagd om een korte vragenlijst te beantwoorden. De respondenten kregen een willekeurige deadline opgelegd: de ene groep had zeven, de andere veertien dagen om de vragen te beantwoorden. Uit het onderzoek bleek dat mensen die een deadline van veertien dagen hadden, langere antwoorden schreven en meer tijd besteedden aan de lijst. Tegelijkertijd was dit ook de groep die het beantwoorden van de vragenlijst langer uitstelde en de kans was groter dan bij de groep met de kortere deadline dat ze het opgaven.

Budgetten

In een andere studie werd gevonden dat mensen meer geld besteedden aan het invullen van hun belastingformulier als ze er er meer tijd voor hadden. Ze huurden bijvoorbeeld iemand in om het voor ze te doen of ze kochten software om ze erbij te helpen.

Deze studies leveren inzichten voor het omgaan met deadlines in het bedrijfsleven, zo schrijft Zhu in de Harvard Business Review. Hij haalt daarbij de wet van Parkinson aan, die zegt dat werk uitbreidt om de tijd te vullen die ervoor staat. Voor managers betekent dit dat ze beter moeten nadenken als ze een deadline stellen voor een project. Ten eerste omdat volgens de wet van Parkinson langere deadlines ertoe leiden dat mensen lagere doelen voor zichzelf stellen en er daardoor minder moeite voor doen. Het tweede punt dat meegenomen moet worden is dat er wel meer tijd wordt besteed aan een project als er een lange deadline is, maar er wordt wel meer geld uitgegeven. Is er dus een vast budget voor een opdracht, dan kan er beter een korte deadline gegeven worden.

Meerdere projecten tegelijk

Deze bevindingen gaan alleen maar over enkele deadlines, terwijl velen van ons te maken hebben met meerdere deadlines voor verschillende projecten. Daarom werd in het onderzoek ook gekeken naar hoe mensen omgaan met meerdere deadlines. Daaruit bleek dat als mensen meerdere deadlines tegelijkertijd hadden, ze prioriteit gaven aan minder belangrijke projecten met een eerdere deadline dan belangrijke zaken die later af moesten zijn.

Dat betekent dus dat mensen belangrijke dingen uitstellen om minder belangrijk, maar meer urgent werk te doen. Dit is iets wat we instinctief al weten: we zijn de hele dag bezig met het checken en het beantwoorden van emails in plaats van dat we tijd vrijmaken voor een belangrijk, maar lastig rapport dat we af moeten maken. We stellen een periodiek bezoek aan de tandarts, waarin gaatjes worden ontdekt voor ze uitgroeien tot wortelkanaalbehandelingen, uit, om een sociale afspraak door te kunnen laten gaan. Dit is omdat we denken dat we deze belangrijke, maar niet belangrijke zaken altijd nog wel kunnen doen.

Het systeem bespelen

Pas je deze principes toe op de werkvloer, dan betekent dat dat je anders moet omgaan met deadlines. Een korte deadline zorgt ervoor dat mensen aandacht besteden aan de taak.  Krijgt iemand een taak die op korte termijn af moet, dan is de kans groot dat diegene dit ook daadwerkelijk doet, minder uitstelgedrag vertoont en ook minder overbodig geld besteedt aan deze taak dan wanneer ze precies dezelfde opdracht hadden gekregen, maar met meer tijd om deze af te maken.