Waarom deze bedrijven hun mensen langer thuis laten werken

Bij ons kondigde Telenet gisteren aan dat de meerderheid van het personeel (2.600 medewerkers van de 3.025) tot eind van het jaar voltijds thuis blijft werken. Wie naar één van de zeven burelen wil komen, moet zijn of haar stoel reserveren via een app. Het kantoor wordt niet langer gezien als de klassieke werkplek, maar als sociale ontmoetingsplaats. Het bedrijf richt een twintigtal ruimtes in waarin teams kunnen vergaderen of brainstormen. Telenet bekijkt of ook in de openlucht dergelijke samenwerkingsplekken kunnen worden ingericht, bijvoorbeeld op de parkeerplaatsen.

Telenet wil zo niet alleen het jojo-effect voorkomen, waarbij het verplicht thuiswerken en terug naar kantoor komen elkaar afwisselen. ‘In plaats van te wachten tot deze coronacrisis voorbij is en terug te keren naar onze oude werksituatie, zien we deze situatie als een positieve uitdaging waarbij we ons HR-beleid en de manier van werken versneld, maar doordacht kunnen hertekenen. Zullen we nog ooit met z’n allen ‘s ochtends en ‘s avonds massaal in de file staan? Bij Telenet hopen we van niet. Kantoren moeten liever dan een dagelijkse werkplek een ontmoetingsplaats zijn waar medewerkers op bepaalde momenten geïnspireerd worden’ verklaart Ann Caluwaerts, EVP People, Brand & Corporate Affairs Telenet.

Facebook-topman Mark Zuckerberg liet in mei al weten dat hij denkt dat de komende tien jaar zo’n 50 procent van de medewerkers thuis zal blijven werken. ‘Er zijn een aantal zeer duidelijke voordelen voor werken op afstand’, schrijft hij in een tweet. Het bedrijf krijgt hierdoor toegang tot technisch talent buiten de traditionele tech hubs in de grote steden. ‘Het creëren van kansen buiten deze steden zou ook deel kunnen uitmaken van het economisch herstel, vooral als meer bedrijven op afstand gaan aanwerven.’ Ook zou het de diversiteit binnen het bedrijf bevorderen en helpen om de technologie sneller te verspreiden. Veel van wat het bedrijf bouwt, is immers bedoeld om mensen zich verbonden te laten voelen, ongeacht waar ze zijn.

Bij Google-moeder Alphabet hoeven de 200.000 medewerkers voor juli 2021 gewoon niet terug te komen naar hun werkplek. Nu is Google niet alleen een grote werkgever, het beschikt ook over een schat aan data waarop het zijn HR-inzichten en -praktijken deels baseert. Boeken als Work Rules!, waarin de werkcultuur van de gigant wordt uitgepluisd, zijn niet voor niets verplichte kost voor iedereen die mensen aanstuurt. Dus ook uit het thuiswerkbeleid van CEO Sundar Pichai (foto) kunnen  onze leiders ongetwijfeld wat inspiratie halen.

9 aanbevelingen

Vorig jaar publiceerde het People Innovation Lab van Google nog onderzoek naar werken op afstand, gebaseerd op de ervaringen van meer dan 5.000 medewerkers. Ze werden bevraagd over hun welzijn, productiviteit, betrokkenheid en praktische zaken. Justin Bariso, een Amerikaanse expert in emotionele intelligentie (EQ), haalde 9 aanbevelingen uit Googles inzichten die de komende tijd cruciaal zullen blijken om het werken op afstand succesvol vol te kunnen houden.

Stel teamnormen vast

‘Normen stellen duidelijke verwachtingen voor hoe je samenwerkt met je team’, stelt Google. ‘Toch worden ze vaak impliciet gehanteerd in plaats van expliciet vermeld, waardoor mogelijkheden voor verwarring ontstaan.’ Googles onderzoekers raden daarom aan de teamnormen te bespreken met collega’s. Daarbij zou aan bod kunnen komen:

-Verwachtingen over hoe lang het moet duren om te reageren op e-mails;
-Het verduidelijken van de taakverwachtingen en het eigenaarschap binnen een team;
-De beste manier om informatie te delen;
-Hoe vaak je contact moet hebben;
-De brede visie die het team helpt om zich te richten op het grotere doel.

Als je deze normen eenmaal hebt vastgesteld, moeten ze worden vastgelegd en verspreid onder iedereen in het team. Zo krijg je iedereen op één lijn, verminder je stress en voorkom je dat tijd verloren gaat doordat mensen op elkaars bericht zitten te wachten.

Gebruik het juiste medium

‘Video is het beste voor meer gevoelige of gedetailleerde discussies’, zegt Google, ‘terwijl een snel bericht geweldig is voor het inchecken of het ophelderen van eenvoudige zaken.’ Dat verschil maken, is belangrijk: te veel telefoontjes en je maakt je mensen murw, maar je kunt ook veel tijd verspillen aan het uitwisselen van berichten als een telefoongesprek van vijf minuten een antwoord kan geven op meerdere vragen.

Maak van vergaderingen met je team een prioriteit

Het is vaak het enige moment op de dag dat je je team samen hebt. Geef ze daarom prioriteit, zegt Google. ‘Zelfs als er niets dringends aan de hand is, en wees sociaal aanwezig.’ Natuurlijk kun je mailen, slacken en bellen naar hartenlust, maar bekend is hoeveel er verloren kan gaan bij communicatie via die media. Overdrijf het aantal meetups niet: je mensen moeten niet het gevoel krijgen dat je ze van het werk houdt.

Toon persoonlijke interesse

Nog een tip van Google, bijna een no-brainer: gebruik de vergadertijd om je teamgenoten beter te leren kennen. Stel open persoonlijke vragen, dus niet: hoe was je weekend? Maar: wat heb je gedaan dit weekend? Plan desnoods een virtueel ontbijt of lunch samen.

Wees aanwezig

‘Sommige signalen van betrokkenheid gaan verloren als we virtueel samenwerken’, stelt Google vast, ‘vooral als we de microfoon dempen of aandachtig onze blik op onze laptops richten.’ Om dat te voorkomen check je of je goed in beeld bent, en versterk je zowel je verbale als non-verbale signalen: een hoofdknik, een instemmend ‘hmm’  of zelfs ‘goed idee!’ kan helpen, net als oogcontact.

Check in

Je houdt je collega’s niet van het werk als je aan het begin van de dag incheckt met kort berichtje, een relevant nieuwsartikel of een grappige foto. Die koffiepauze die ooit zo vanzelfsprekend was, zou je ook virtueel kunnen terughalen.

Geef je teamgenoten bevestiging

‘Als je op afstand werkt, is het niet zo gemakkelijk om een teamgenoot snel ‘bedankt’ of ‘goed gedaan’ te zeggen’, constateert Google. ‘Stuur dus vaker een bericht naar een collega met een proficiat of bedankje, deel je complimenten in teamvergaderingen.’

Betrek je collega’s er duidelijk bij

Het kan een uitdaging zijn voor de wat introvertere collega om actief deel te nemen aan groepsbijeenkomsten – zeker de virtuele meetings. Leidinggevenden kunnen dit compenseren door ze rechtstreeks naar hun inbreng te vragen. Zodra je ziet dat iemand iets probeert te zeggen, geef ze dan de kans om te spreken.

Maak van welzijn een prioriteit

Welzijn van je mensen staat voorop, zeker nu. Google zegt:

-Stel grenzen aan de werkdag om niet te veel uren te werken;
-Laat je mensen in elk geval elk uur opstaan voor een korte pauze;
-Zorg dat ze hun thuiswerkplek duidelijk scheiden van hun ‘privé-vertrekken’;
-Kijk ook eens naar mindfullness of andere mogelijkheden om gefocust te blijven en stress te verminderen.