Voelen je medewerkers zich veilig genoeg om discriminatie en intimidatie te melden?

De bewegingen MeToo en Black Lives Matter brachten problemen als seksueel geweld, (seksuele) intimidatie en discriminatie binnen organisaties aan de oppervlakte. Hoewel er meer over wordt gesproken blijft het aantal meldingen van dit soort incidenten laag, constateert Lily Zheng, auteur van het boek Gender Ambiguity in the Workplace, in een artikel op Harvard Business Review.

Ook in ons land geeft 1 op de 3 werknemers aan dat ze zich slachtoffer voelen van grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer. In een onderzoek van Securex van vorig jaar blijkt dat agressie het meest voorkomt (21%), gevolgd door pesterijen (17%), discriminatie (16%) en ongewenst seksueel gedrag (5%).

Lage meldingsbereidheid

De bereidheid om melding te doen van ongewenst gedrag is laag, meent Zheng. Zij wijst naar een Amerikaans rapport van het EEOC waaruit blijkt dat slechts 30 procent van de werknemers die te maken hebben met intimidatie op basis van geslacht, ras, nationaliteit of een handicap intern een klacht indient.

Bij ons vraagt minder dan 1 op de 100 werknemers aan een externe dienst om preventie en bescherming voor grensoverschrijdend gedrag. En slechts 13 procent van die verzoeken leidt effectief tot formele stappen. En ja, de leidinggevende wordt vaak met de vinger gewezen.

Zo wordt bijna de helft verantwoordelijk geacht voor het pestgedrag, 42 procent voor discriminatie, een kwart voor agressie en 15 procent voor ongewenst seksueel gedrag. Het is niet zo dat de leidinggevende altijd de effectieve dader is, het gaat ook over het feit dat hij of zij deze ongewenste situaties niet aanpakt.

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat de belangrijkste reden voor lage meldingspercentages vergelding is. Werkgevers of collega’s reageren daarbij op meldingen van discriminatie of mishandeling door het slachtoffer verder te straffen of te marginaliseren. Represailles komen verbazingwekkend vaak voor, constateert Zheng. Zo blijkt uit het EEOC-onderzoek dat 68 procent van de beschuldigingen van seksuele intimidatie gepaard gaat met vergelding door de werkgever.

Factoren

Er zijn verschillende aanvullende factoren die tot lage rapportagepercentages leiden. Een daarvan is de minieme kans dat slachtoffers überhaupt enig voordeel halen uit hun aangifte. Het gebrek aan anonimiteit binnen de meeste meldingsprocessen is ook een probleem. Zelfs als ze anoniem worden voorgesteld, blijkt daar in de praktijk toch altijd iets van uit te lekken.

Een verziekte bedrijfscultuur speelt ook een belangrijke rol bij lage rapportagepercentages. In een onderzoek noemen werknemers een vijandige werkomgeving als reden om niet te rapporteren. Als slachtoffers het gevoel hebben dat het niet alleen onwaarschijnlijk is dat hun aangifte ertoe leidt dat een dader verantwoordelijk wordt bevonden, maar dat hun bedrijf ook de bevinding zou negeren of de dader zou beschermen tegen de gevolgen, dan is de kans klein dat ze ervoor kiezen om melding te doen.

Wil je het aantal melding binnen je organisatie verhogen en de werkplek rechtvaardiger, inclusiever en veiliger maken? Deze vier methoden kunnen hierbij helpen:

#1 Toon betrokkenheid en verantwoordelijkheid van bovenaf

Om nieuwe rapportageprocessen of -tools kans van slagen te geven binnen de organisatie moeten leiders vanaf het begin vertrouwen opbouwen met hun woorden, maar vooral hun daden. Je kunt dit doen niet alleen door een publieke toezegging, maar ook door metrics vast te stellen en deze te publiceren.

Hou jezelf en het bedrijf verantwoordelijk: Als je inspanningen om een ​​beter proces te ontwikkelen, (deels) worden gedreven door een verkeerde behandeling van een incident van discriminatie of intimidatie, moet je je concentreren op het terugwinnen van het verloren vertrouwen. Het is aan te raden contact op te nemen met werknemers die hierdoor getroffen zijn en je te verontschuldigen voor de aangerichte schade.

#2 Investeer in neutrale middelen om slachtoffers te ondersteunen

Een optie is het binnenhalen van een externe therapeut of  vertrouwenspersoon. Door medewerkers expliciet toegang te geven tot deze diensten en door duidelijk te maken dat deze  onafhankelijk zijn van de rapportagestructuur van het bedrijf, kun je medewerkers vertrouwelijke ondersteuning en advies bieden.

Hoewel het kostbare middelen kunnen zijn, is aangetoond dat interventies op het gebied van geestelijke gezondheid op de werkplek een hoog investeringsrendement hebben. Soortgelijke benaderingen zouden de broodnodige ondersteuning kunnen bieden aan werknemers die te maken hebben met intimidatie en discriminatie.

#3 Richt een ombudsdienst op

Omdat ombudsdiensten geen officieel meldingskanaal zijn, kan een  ombudsvrouw- of -man openhartig met werknemers praten over angsten en zorgen en hen door de beschikbare opties leiden.  Opties die niet alleen beperkt zijn tot het doen van een formele melding. Belangrijk is dat de  ombudsvrouw – of man dient  als een alternatief voor officiële processen en werknemers daardoor een zekere mate van flexibiliteit bieden bij het communiceren van hun klacht aan de beschuldigde persoon of personen.

#4 Creëer anonieme formele meldingskanalen via technologie

Er is een groot aantal anonieme rapportagetools beschikbaar voor bedrijven, waaronder hotlines, chatbots, websiteformulieren en telefoonapps. Een bedrijf in de voedingsindustrie met een paar duizend werknemers werkte samen met een extern platform voor hun anonieme rapportage en ontdekte dat het rapportagepercentage na zes maanden met 30 procent was gestegen. Door het vertrouwen in het nieuwe anonieme kanaal benoemden werknemers eerder problemen,  die voorheen misschien nooit werden gemeld. Hierdoor kan de organisatie problemen aanpakken voordat ze uitgroeide tot grote incidenten.

Wil je dat beschikbaar gestelde tools gebruikt worden binnen je organisatie, zorg er dan voor dat ze aan de volgende eigenschappen voldoen:

Gemak, waardoor medewerkers snel kunnen rapporteren met het gewenste detailniveau, inclusief getuigen indien relevant.

Transparant, zodat medewerkers kunnen zien waar een melding naartoe gaat en wat de status is: ontvangen, beoordeeld, gereageerd of opgelost.

Flexibel, waardoor medewerkers de gewenste oplossing kunnen aangeven bij hun melding. Dit kan variëren van het beëindigen van ongewenst gedrag tot  educatie rond een bepaald thema voor een bedrijfsonderdeel tot ontslag van de beschuldigde medewerker(s).

Responsief, waardoor werknemers anoniem kunnen communiceren met een persoon die zich sterk maakt voor hun belangen tijdens het oplossingsproces.

Onafhankelijk, waardoor werknemers zonder angst voor vergelding of repercussies kunnen rapporteren via een neutraal proces dat de anonimiteit garandeert.

Actiegericht, waardoor werkgevers op meldingen kunnen reageren zonder de anonimiteit van melders in gevaar te brengen. Een manier om dit te bereiken is door details van ingediende rapporten bij te houden en samen te voegen en te handelen op basis van patronen binnen die verzamelde  gegevens.

Leiders die een ​​einde willen maken aan discriminatie, intimidatie en agressie op de werkvloer doen er goed aan de manier waarop hierover gerapporteerd wordt te herzien en aan te passen. Wanneer werkgevers met succes vergelding kunnen voorkomen, slachtoffers keuzevrijheid en transparantie kunnen bieden tijdens de geschillenbeslechting én slachtoffers een oplossing  kunnen bieden, kunnen ze het vertrouwen van hun werknemers in het rapporteren van ongewenst gedrag herstellen.