Smeerlapjes op het werk: zo pak je ze aan

Tessa West was twintig jaar geleden zelf het slachtoffer van een toxische collega. Om haar te ontlopen, begon ze zelfs extra vroeg bij het warenhuis waar ze werkte. Ze miste heel wat slaap daardoor, maar ze had in ieder geval zes stressvrije uren.

Vandaag is West professor psychologie aan New York University. Ze heeft duizenden mensen begeleid bij het aanpakken van smeerlapjes op het werk, van nieuwe medewerkers tot C-level. Ze schreef er recent ook een boek over: Jerks at Work.

Ze gaat hierin in op wat deze toxische collega’s drijft, waar ze zich thuis voelen, hoe je ze kan herkennen en vooral hoe je ze kan aanpakken. We stellen vier van de door West beschreven hufters aan je voor. Zijn ze herkenbaar? Doe er dan wat aan, als collega én als manager.

Vier soorten smeerlapjes op de werkvloer mét handleiding

#1 Omhoog slijmen en omlaag trappen

Dit smeerlapje heeft slechts één doel voor ogen: zo snel mogelijk de top bereiken en dit ten koste van alles en iedereen. Wie niet boven hem of haar staat, wordt beschouwd als een concurrent die uitgeschakeld moet worden. Ze observeren net zo lang totdat ze weten wie ze kunnen saboteren en wie niet. Voor het management zijn ze echter uiterst charmant, hulpvaardig en liefst onmisbaar.

De uitdaging is om zo snel mogelijk die CEO te worden

Waar voelen ze zich prettig?

Bij de traditionele hiërarchische structuren, de jungles waar veel competitie is en waar CEO’s 500 keer meer verdienen dan hun werknemers. De uitdaging voor dit smeerlapje is namelijk om die CEO te worden.

Hoe herken je ze?

• Ze kleineren je in het bijzijn van de mensen die je net wil imponeren, zoals je klanten of je manager. Ze beginnen daar heel voorzichtig mee. ‘Weet je wel zeker hoe dat zit bij die klant? Je werkt toch nog maar net bij ons.’ Maar al snel volgen er meer ongepaste opmerkingen die je geloofwaardigheid ondermijnen.
• Ze laten alleen hun onaangename kant zien als er niemand van boven meekijkt. Denk aan neerbuigende opmerkingen, ongepaste gunsten vragen en zelfs pure misleiding.
• Ze willen vanaf het eerste moment de touwtjes in handen nemen, zelfs als ze nog maar een dag aan het werk zijn. Hoe sneller ze macht vergaren, hoe beter. Klein beginnen is een welkom opstapje naar meer macht.
• Ze bieden overwerkte managers aan om bij te springen en ondankbare klussen voor ze te doen. Het gaat meestal om zaken die buiten werktijd vallen, zoals het vrijwillig zetelen in comités of stagiaires opvolgen. Zo maken ze de baas afhankelijk. En als snel zal die baas meer verantwoordelijkheden naar deze toxische collega doorschuiven.

Hoe pak je ze aan?

Let goed op de eerste signalen van hun zakkige gedrag, zodat je kan voorkomen dat ze te veel macht vergaren. Vind medestanders onder je collega’s die een goed netwerk hebben in het bedrijf. Samen kan je bepalen hoe wijdverspreid het probleem met deze toxische collega al is. Probeer andere slachtoffers te vinden van deze m/v.

Verzamel gedetailleerd bewijs via je netwerk en neem je tijd hiervoor. Managers grijpen minder snel in wanneer ze denken dat het gewoon een conflict is tussen twee mensen. Maar wanneer een duidelijk patroon zichtbaar is, schieten ze wel in actie.

#2 Jouw eer opstrijken

Een van de meest voorkomende conflicten op het werk: een collega die er met jouw idee vandoor gaat en daarvoor de eer opstrijkt. Het overkomt iedereen, dus veel meer uitleg is bij dit type smeerlap niet nodig.

Koppel de eer niet aan ideeën, maar aan het werk dat is uitgevoerd

Waar voelen ze zich prettig?

Deze m/v’s zijn echte opportunisten. Ze voelen zich thuis in teams waar niemand bijhoudt wie wat bijdraagt. Ook zijn ze graag bij meetings met groepen, bedrijfslunches en andere informele momenten. Zo horen ze namelijk nog eens wat.

Hoe herken je ze?

• Ze beginnen voorzichtig, met het pikken van kleine ideeën. Daarna begint het grotere werk, zoals baanbrekende ideeën, maar altijd zeer omzichtig, zodat ze het kunnen ontkennen wanneer ze betrapt worden.
• Ze doen zich voor als een fijne collega, een vriend of vriendin zelfs. Zo krijgen ze toegang tot je ideeën, maar ook tot je lijsten met klanten en je netwerk.
• Ze doen net alsof ze niet geïnteresseerd zijn in je idee, totdat ze hetzelfde idee even later met veel verve als dat van zichzelf presenteren en verdedigen.
• Ze geven anderen de eer tijdens speeches voor groepen, feedback sessies met leiders en onboarding activiteiten. Met die bescheidenheid willen ze voorkomen dat ze betrapt worden.

Hoe pak je ze aan?

Zorg dat je gerespecteerd wordt door je collega’s en je manager, zodat deze smeerlapjes jouw idee niet durven stelen. Maak je netwerk breder, vooral met mensen die veel kennis hebben als insider. Je zit goed wanneer je collega’s naar je toe komen voor advies, om dingen gedaan te krijgen of om vooruit te komen.

Zorg dat duidelijk is wat iedereen aan ideeën heeft bijgedragen, schrijf dat telkens op na een meeting. Koppel de eer niet aan de ideeën, maar aan de hoeveelheid werk die is uitgevoerd.

#3 Als een bulldozer tekeergaan

Deze smeerlapjes zijn ervaren collega’s die zich gedragen alsof ze de baas zijn. Ze willen belangrijk zijn, gehoord worden, in de spotlights staan. Ze hebben in het verleden vaak een managementrol gehad en kunnen die niet loslaten. Ze verbergen ook niet dat ze het heft in handen willen nemen. Alle middelen zijn goed, zelfs het bedreigen van hun manager.

Bulldozers functioneren goed in teams die niet zonder hun expertise kunnen

Waar voelen ze zich prettig?

Bulldozers functioneren goed in teams of bedrijven die niet zonder hun expertise kunnen. Deze m/v’s kennen als enige alle wachtwoorden, ze kunnen als enige programmeren of werken met de verouderde of de nieuwe software. Het team is dus afhankelijk van deze toxische collega en datzelfde geldt voor de ‘echte’ manager.

Hoe herken je ze?

• Als ze de macht nog niet hebben, dan proberen ze die zo snel mogelijk te grijpen. Ze nemen meetings over door als eerste het woord te nemen. Ze nemen vervolgens alle tijd in beslag, zodat er nog maar vijf minuten over zijn voor de overige tien agendapunten.
• Ze weten hoe het werkt in de organisatie, ze weten wie ze tegen elkaar op kunnen zetten en wie de zwakke managers zijn die ze gemakkelijk kunnen overpoweren. Ze aarzelen niet om een email naar de CEO te sturen, wanneer ze hun zin niet krijgen.
• Ze smeden coalities zodat de meerderheid van het team al in het kamp van de bulldozer zit nog voor de beslissende meeting begint.
• Ze hebben hooggeplaatste vrienden, binnen en buiten het bedrijf, en ze zullen ook niet aarzelen om die te gebruiken.

Hoe pak je ze aan?

Choose your battles, want deze smeerlapjes vechten terug. Neem zelf als eerste het woord in een vergadering, maar hou het dan kort en bondig. Laat je niet onderbreken. Hou met een timer bij hoe lang mensen maximaal aan het woord mogen zijn. Geef hem of haar geen paswoorden, toegang tot agenda’s, het cms van de website, beveiligde documenten en dergelijke.

Laat rollen en functies roteren, zodat meer mensen de nodige kennis opdoen en je niet afhankelijk wordt. Stel duidelijke procedures en richtlijnen in over hoe beslissingen worden genomen.

#4 Meeliften zonder te werken

Hoe meer mensen in een team, hoe minder hard er individueel wordt gewerkt. Dat is gewoon een feit. Grote kans dat dit smeerlapje zich in grotere, succesvolle teams bevindt. Zo’n meelifter is een sympathieke m/v die het belangrijke werk doet waar eigenlijk geen werk aan is. Denk aan het geven van (andermans) presentaties of het aankondigen van de sprekers op een conferentie.

Ze presenteren ideeën die vooral anderen kunnen uitvoeren

Waar voelen ze zich prettig?

Je vindt deze toxische collega’s in teams waar het moeilijk is om individuele bijdragen te definiëren. Ze zijn ook dol op sterke teams waar ze hard werken voor elkaar, dan weten ze zeker dat de anderen hun niet uitgevoerde taken zullen compenseren. En ze zijn aanwezig in bedrijven waar bonussen aan teams worden uitgekeerd.

Hoe herken je ze?

• Het zijn geweldige teamspelers en harde werkers wanneer de baas toekijkt, maar zodra die verdwenen is verslapt hun inzet meteen.
• Ze presenteren in meetings met de baas interessante ideeën die vooral andere mensen kunnen uitvoeren.
• Ze hebben een goede reputatie en brengen een hoop connecties mee. Ze waren vroeger namelijk bekend als harde werkers, maar vandaag lopen ze de kantjes eraf. Ze vinden ook dat ze dat verdienen.
• Ze komen met overtuigende excuses zoals overweldigd zijn door de hoeveelheid werk, of het niet kunnen gebruiken van de (digitale) tools van het team. Ze vragen je, liefst in het geheim, om wat werk over te nemen. Of ze droppen het stiekem bij stagiaires of nieuwe collega’s.

Hoe pak je ze aan?

Zeg nee op elk voorstel dat ze doen en dat meer werk voor jou of je collega’s betekent. Maak aan het begin van elk project een lijst met taken voor elk teamlid, zodat zichtbaar wordt wie wat moet doen. Laat de teamleden regelmatig verslag uitbrengen over waar ze staan en welke problemen ze tegenkomen.

Beloon niet het resultaat van het team, maar het individuele werk. Breng wat meer competitie in de groep met ranglijsten, want zelf toxische collega’s willen niet telkens onderaan eindigen.