Eerst de cijfers. We checken gemiddeld elf keer per uur onze e-mail, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd gaat naar e-mails. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. We onderbreken dus voortdurend ons werk voor e-mails. De meeste kenniswerkers verwachten niet langer dan drie minuten door te kunnen werken aan hun taak zonder onderbroken te worden. Hoe nefast dat is voor de concentratie en productiviteit behoeft geen uitleg.
Als het over e-mail gaat, zijn we compleet verkeerd bezig, meent professor emeritus Luc Chalmet die tegenwoordig organisaties bijstaat in het introduceren van een lean cultuur.
‘We laten te veel rommel toe. Nochtans bestaan er middelen om onze inbox rommelvrij te houden. Onze eigenlijke inbox zou enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails zouden in specifieke folders moeten terechtkomen’, adviseert Luc. ‘Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails.’
Het goede nieuws is dat je in elk programma regels kunt instellen die ervoor zorgen dat binnenkomende junkmails onmiddellijk in een aparte folder terecht komen. Je kunt mails afleiden naar de juiste mappen. Je kunt je uitschrijven voor ongewenste nieuwsbrieven,…
‘Op het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn.’
Iedereen weet het, bijna niemand doet het: wie efficiënt met mails wil omgaan, plant beter vaste inboxsessies in. ‘Ikzelf plan op een werkdag 2 à 3 inboxsessies van een half uur in’, zegt Luc. ‘Het hangt natuurlijk af van het soort werk dat je doet, maar als je voldoende regels instelt voor je binnenkomende mails, zijn het eerder uitzonderingen die 50 relevante mails per dag ontvangen.’ Na een inboxsessie sluit je Outlook – of welk programma je ook gebruikt – af en werk je ongestoord je taken af.
E-mails moet je eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC.
‘Op het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box’, zegt Luc. De methode van Getting Things Done werkt volgens hem uitstekend. Voor inkomende mail zijn er vier D’s:
‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn.’
‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn. Maar dat is natuurlijk niet mogelijk. We beginnen nu stilaan te merken dat daar grenzen aan zijn’, aldus Luc. In Frankrijk is het recht om niet per e-mail bereikbaar te zijn in je vrije tijd in het begin van dit jaar in een wet gegoten. België zal gauw volgen, meent Luc.
‘Je mag zelf dan nog zo goed bezig zijn met je inbox, als je collega’s of medewerkers de regels niet respecteren, werkt het maar half zo goed’, weet Luc. Daarom pleit hij voor een degelijk beleid op organisatieniveau dat uitstippelt welke middelen we voor welk soort communicatie gaan gebruiken.
E-mail is er voor zakelijke, asynchrone communicatie. Maar veel mensen gebruiken het als een synchroon communicatiemiddel. ‘De afzender is ongeduldig en verwacht na het versturen van zijn bericht meteen reactie’, stelt Luc Chalmet vast. De druk om elke mail snel te beantwoorden neemt toe.’
‘De smartphone maakt het alleen maar erger. Onze telefoon pingt en pongt voortdurend. Waar je ook bent, wat je ook aan het doen bent, je wordt geconfronteerd met nieuwe berichten. Het lijkt wel of we altijd en overal paraat moeten staan. Met de smartphone vervaagde het onderscheid tussen synchrone en asynchrone communicatiemiddelen. We gebruiken e-mail op dezelfde manier als Skype of WhatsApp of Slack.’
Naast een degelijk beleid is er ook opleiding nodig. ‘Het loopt immers al fout bij het schrijven van e-mails. Mensen lezen e-mails als een krantenartikel, dus moet je ze ook schrijven als een krantenartikel, met een duidelijke kop nodig en een helder onderwerp, zodat ik als ontvanger onmiddellijk zie waarover het gaat en wat er van me verwacht wordt.’
‘Verder zijn de meeste mensen nooit degelijk opgeleid in het e-mailprogramma dat ze gebruiken: ze doen maar iets, zonder de vele mogelijkheden van het programma te kennen laat staan te gebruiken.’
Als je het programma goed kent en goed hebt ingesteld, samen met je collega’s de best practices toepast, én je een efficiënte werkmethode hebt zoals de lege-inboxmethode, zal e-mail niet langer een stressfactor zijn, maar weer een handig communicatiemiddel worden.
Mijn inbox is vol van Luc Chalmet verscheen onlangs bij uitgeverij Die Keure. Vandaag op e-mailloze vrijdag geeft Luc om 11 uur een lezing aan de VUB over correct gebruik van e-mail.