Innovatie verankeren in een overheidsorganisatie

Een slimme stad of gemeente, een Smart City dus, is eigenlijk een overheidsorganisatie die gebruik maakt van technologische innovaties om de levenskwaliteit en comfort van de inwoners te verhogen. Tegelijkertijd worden hierdoor de gemeentelijke processen en -diensten efficiënter gemaakt en dit met respect voor economische, sociale en duurzame aspecten. Door op een verstandige manier om te gaan met de mogelijkheden die de technologie en digitalisering bieden, kan de informatie en communicatie in de steden verbeteren zodat ze klaar zijn voor morgen.

‘Een voorbeeld hiervan vinden we in Port of Antwerp dat Digital Twin-technologie gebruikt. Hiermee wordt een digitale kopie van de haven gemaakt om simulaties te kunnen uitvoeren. Zo krijgt de haven onder meer beter inzicht in de verschillende verkeersstromen’, zegt Jeroen Baeten, Expert Innovation Designer bij TomorrowLab.

‘Of Bonheiden dat bij fietsregistraties met IoT-technologie fietsstromen in kaart brengt en het mobiliteitsbeleid daarop afstemt. Een voorwaarde om te komen tot innovatie binnen een gemeente of stad en overheidsorganisatie is dat het een vast onderdeel wordt van je reguliere bedrijfsvoering. Overheidsorganisaties moeten innovatie zien op lange termijn en loskomen van de kortetermijnplannen van een vijftal jaar die ze in de politiek aanhouden’, gaat Baeten verder.

Wie willen we zijn?

‘TomorrowLab is momenteel de gemeentes Aalter en Vilvoorde, provincie Vlaams-Brabant en tussengemeentelijke organisaties Farys, Fluvius en S-lim aan het begeleiden in de vorming van hun beleidsvisie om daarna te eindigen met concrete beleidsstrategieën en korte- tot lange termijn actieplannen.’

Het framework dat TomorrowLab uitwerkt, bestaat uit een aantal stappen waarbij het via workshops op zoek gaat naar een lange termijnvisie met als hoofdvraag ‘wie willen we zijn?’. Daar wordt dan een strategische en tactische invulling aan gegeven en komt er een antwoord op de vraag ‘hoe gaan we er geraken?’ en ‘wat moeten we dan concreet doen?’.

‘Dat framework is ontstaan uit onze ervaringen met lokale overheden. Al snel werd het ons duidelijk dat deze organisaties snel resultaat willen boeken, maar tegelijkertijd wel een duurzame langetermijnoplossing zoeken’, zegt Tim De Geyter, Vice President bij TomorrowLab.

Daarbij moet je wel rekening houden met de specifieke situatie van overheidsorganisaties. Hun financiële cyclus en beleidscyclus zijn heel sturende instrumenten: ze werken en denken in termen van legislaturen. ‘Ook hun ecosysteem is vrij uniek en bestaat uit burgers, bedrijven, dienstverleners, kennisinstellingen, randgemeenten. Maar voor de rest is dit vrij vergelijkbaar met gewone organisaties, die ook bepaalde protocollen en manier van werken hebben’, aldus Baeten.

Het framework voor innovatie dat TomorrowLab hanteert, bestaat uit vier stappen.

Stap 1: Huidige situatie en toekomst

Tijdens de eerste contactmomenten en workshops met alle betrokken actoren binnen de lokale overheid gaat TomorrowLab op zoek naar hun huidige situatie (omgevingsanalyse en beleidsdoelstellingen). Ze geven tijdens deze eerste stap al een overzicht van technologieën en trends die het toekomstige beleid zouden kunnen ondersteunen en geven aan welke kansen en bedreigingen het huidige beleid heeft.

Stap 2: Beleidsuitdagingen

De uitwerking van de eerste stappen in het framework (huidige en toekomstige situatie) geeft de mogelijkheid om verder te gaan onderzoeken wat de toekomstige noden van alle stakeholders zijn en welke identiteit de lokale overheid wil uitstralen in de toekomst.

Baeten: ‘De juiste reflectie van de situatie as-is en to-be geeft ons een overzicht van de beleidsuitdagingen gegroepeerd per beleidsdomein die de organisatie vandaag, morgen en overmorgen kan verwachten. Het is belangrijk na te gaan dat elk beleidsdomein beschreven volgens Boyd Cohen (de Amerikaanse stads- en klimaatstrateeg, red.) – namelijk samenleving, kwaliteit van het leven, milieu, bestuur, economie en mobiliteit – besproken wordt.’

Stap 3: Oriënteren en prioriteren

Daarna bepaalt TomorrowLab per beleidsuitdaging welke concrete innovatieve oplossingen tot de mogelijkheden behoren. Het gebruikt daarvoor een aantal vooropgesteld criteria zoals meerwaarde en efficiëntie voor de gemeente, stad en inwoners.

‘Door onze ervaring, connecties en onafhankelijke rol in de markt hebben we een mooi overzicht van alle beschikbare oplossingen voor een Smart City. Tijdens het traject gaan we op zoek naar de juiste oplossing voor vandaag en morgen’, zegt Baeten. ‘We bepalen in deze fase welke projecten belangrijk zijn, welke een langere tijdslijn en meer pleitbezorgers nodig hebben en welke we snel kunnen implementeren.’

Stap 4: Actieplan en durven participeren

Innovatie is interdisciplinair en gaat over uiteenlopende thema’s. Het is daarom belangrijk de juiste personen samen aan tafel brengen. ‘In gesprek met relevante bedrijven en of stakeholders gaan we nakijken welke innovaties op korte termijn haalbaar zijn en daarover houden we dan vervolggesprekken.’

Vragenronden en participatietrajecten zijn mogelijke tussenstappen die kunnen ophelderen wat deze innovaties kunnen opleveren voor bewoners en andere belanghebbenden. ‘Op deze manier laat je zien waarmee je bezig bent en trigger je enthousiastelingen en geïnteresseerden om mee te doen. En zo bereiken we ons doel, namelijk draagvlak scheppen voor verandering om een innovatieve omgeving te creëren die gesteund wordt door de hele organisatie en alle betrokkenen.’

Dit artikel is eerder gepubliceerd in het branded channel van TomorrowLab.