Het kantoor na corona wordt een plek om te connecteren

Thuiswerken is here to stay, dat is al een poosje duidelijk. Talloze bevragingen en onderzoeken tonen aan dat werknemers verwachten dat ze ook op lange termijn twee tot drie dagen van thuis uit zullen werken. Bedrijven zullen nog wel een kantoor hebben, maar dat zal mogelijk kleiner zijn, met minder werkplekken en met een andere functie.

‘Vroeger was een kantoor als een fabriek, de inrichting was volledig gericht op maximaal rendement per vierkante meter’, zegt Nick Keizer, Head Officeplanner bij Skepp, dat in een groot deel van Europa office as a service aanbiedt.

Met zijn systeemplafonds, helwitte TL-verlichting (weg sfeer) en werkplekken zo ver het oog kon reiken waren kantoren tot voor kort het toonbeeld van kille karakterloze efficiëntie. Geen plek waar je voor je plezier naartoe kwam en zelden een broeigaard voor bruisende creativiteit of ondernemingszin.

Connecten in de keuken

‘Maar dat is allemaal veranderd. Als we goed willen doorwerken doen we dat nu van thuis uit. Maar om te connecten met collega’s, om samen te komen, te praten, te brainstormen… zullen we blijven terugkeren naar een kantoor. Connecten wordt de drijfveer van het nieuwe kantoor’, aldus Keizer. ‘We willen aangename plekken om samen te werken, in groep een projecten af te ronden. Onze modulaire meetingboxen zijn heel hot en verkopen samen met de thuiswerkplekken als zoete broodjes momenteel.’

Het kantoor wordt een leuke plek, centraal gelegen, waar medewerkers graag naartoe komen om elkaar te ontmoeten. Niet per se de huislijke plek met de obligate pingpongtafel en de gezellige fauteuil zoals vele start-ups die nu hebben, maar wel een belangrijke ontmoetingsplek.

Die nieuwe functies uiten zich ook in de opdrachten die Skepp van klanten krijgt. ‘Het gaat niet alleen meer om standaardbureaus, maar steeds vaker om vergaderopstellingen, loungehoeken, brainstormruimtes, soms zelfs podia. De bureaus worden een bijzaak, het kantoor moet in de eerste plaats een toffe plek zijn.’

Lokale hubjes

Als we meer van thuis uit werken, leidt dat dan tot leegstand in onze steden? Bedrijven gaan immers geen huur en kosten betalen voor een immens hoofdkantoor waar nauwelijks iemand heengaat.  ‘Over die leegstand zijn de meningen verdeeld’, zegt Keizer.

‘Nu hebben bedrijven met veel medewerkers grote hoofdkantoren. Mensen waren tot voor kort dagelijks een paar uur onderweg naar dat kantoor en terug naar huis. We zien nu al een tendens om dergelijke hoofdkantoren te verkleinen en landelijke kleine, flexibele hubjes te installeren van waaruit gewerkt wordt. Af en toe komen mensen dan eens naar het hoofdkantoor om met heel het team te connecteren.’

‘Tegelijk is er krapte op de woningmarkt. Ik denk dat we die grote kantoorgebouwen, gaan ombouwen naar woonunits. Kantoren zijn vaak grote panden, die blijven op goede plekken niet lang leeg, maar ze krijgen simpelweg een andere functie. Appartementen bijvoorbeeld om de krapte op de woningmarkt op te lossen.’

‘We verlangen weer naar verhalen van onze collega’s. Kom op, vertel maar man’

Flexibel en modulair

Onze kantoren zullen dus mogelijk kleiner worden, al is ook dat volgens Skepp niet zeker. Er zullen inderdaad minder werkplekken nodig zijn, maar de totale oppervlakte wordt in nieuwe kantoren anders ingericht: die grotere keuken dus, dat podium…

Hoe schat je dan correct in voor hoeveel medewerkers je nog een werkplek moet voorzien? Dat is blijkbaar gefundenes Fressen onder kantoorbouwers. Een paar jaar terug was de ratio meubilair-personeel 70 procent. Er zijn altijd mensen ziek of met vakantie, in een viervijfderegeling… je sales was de baan op als ze hun job ter harte namen. Voor 100 FTE’s had je dus 70 vaste werkplekken nodig.

‘Nu gaat die verhouding naar 40-50 procent’, weet Keizer. ‘En het mag tegenwoordig volledig modulair en flexibel zijn. Zelfs directeurs hoeven vaak geen afzonderlijk bureau meer, ze schuiven gewoon aan bij hun team om de flexplek die nog vrij is. We reserveren online, we kijken welke groepen we samen zetten en zo richten we van dag toch dag ons kantoor in.’

Meer beeldschermwerkplekken en… rugklachten?

Even een stukje semantiek. Een werkplek beschouwen we als je eigen bureau, waar jouw spullen staan, waar jij het ladenblok hebt gevuld, waar jij ’s ochtends inlogt op jouw pc en aan de slag gaat. Een beeldschermwerkplek is een plek op kantoor waar je met je laptop gaat zitten werken als je even wilt focussen, je teamgenoten te luid discussiëren, een collega MNM heeft opgezet… Dat kan een comfortabele sofa zijn, een staand bureau, een meetingbox…

‘Het aantal werkplekken vermindert, terwijl het aantal beeldschermwerkplekken toeneemt’, stelt Keizer vast. En dat kan een ergonomisch probleem met zich meebrengen. Voor die beeldschermwerkplekken gelden namelijk dezelfde ergonomische eisen als voor klassieke werkplekken. Maar daar wordt vaak nog niet aan voldaan. ‘Als je een mooie plek hebt met een gezellige fauteuil, moet je ook de mogelijkheid bieden om even staand te kunnen werken. De richtlijnen daaraan verbonden gaan steeds belangrijker worden.’

Leve de collega’s

Het kantoor na corona wordt een gezellige plek om te connecteren met collega’s, want we zijn er nu wel achter gekomen dat de band met sommige van onze collega’s niet puur zakelijk was. De keuken, de tafelvoetbaltafel, de bar, de meetingbox… worden cruciale plekken, want precies daar komt naar boven wat er echt speelt bij de mensen privé én professioneel.

We hebben jarenlang gestreefd naar een betere worklife-balans en we dachten die te bereiken door werk en privé beter van elkaar te scheiden. Nu is alles wat privé is volledig van de werkvloer verdwenen, we zijn zelf volledig van de werkvloer verdwenen, en nu smachten we ernaar weer een stukje privé naar het werk te brengen.

‘We dachten dat we onze collega’s misschien wat beu geworden waren met elke dag dat gejammer over de kinderen. En vijf dagen op vijf naar kantoor gaan was misschien wat van het goede te veel’, besluit Keizer. ‘Maar we merken nu dat deze situatie het toch ook niet is. We verlangen weer naar verhalen van onze collega’s. Kom op, vertel maar man.’