‘Het grotere plaatje tonen is niet evident als je teams verspreid zitten’

Onze manier van werken is de afgelopen 24 maanden radicaal veranderd. Alle bedrijven worden uitgedaagd om na te denken over de werknemerservaring. We gaan als leiders op zoek naar manieren om een meer verbonden bedrijfscultuur en productieve werkplek te creëren en een gemeenschapsgevoel te blijven stimuleren in een digital-first-omgeving.

Volgens McKinsey zijn 9 op de 10 bedrijven van plan over te schakelen op een hybride model. Dat maakt een succes from anywhere-mentaliteit geen overbodige luxe. Denk aan wendbaarder en creatiever worden én met een startersmentaliteit vooruitblikken.

Dat wordt ook een steeds groter wordende factor in de inspanningen om talent aan te trekken en te behouden. Dit houdt niet alleen in dat bedrijven hun manier van werken best aanpassen, maar ook sociale interactie stimuleren en werknemers in staat stellen om hun werk op de best mogelijke manier te doen.

Beste van digitaal en fysiek combineren

Hoe de fysieke ruimtes en de werkmethoden er ook uitzien, de bedrijfscultuur blijft een integraal onderdeel van de werknemerservaring en kan dus de productiviteit behoorlijk beïnvloeden.

Werknemers verwachten dat ze enkel naar kantoor hoeven te gaan wanneer dat goed uitkomt

Door het beste van de fysieke en digitale werelden te combineren, kunnen we een betere werkplek creëren – een werkplek die ons in staat stelt om meer met elkaar verbonden te zijn en meer balans te vinden tussen werk en privé – wat uiteindelijk leidt tot meer innovatie en betere bedrijfsresultaten.

Meer en meer werknemers verwachten vandaag dat ze enkel naar kantoor hoeven te gaan wanneer dat voor hen en voor hun teams en klanten goed uitkomt, of dat nu één of meerdere dagen per week is. Nu de roep om flexibiliteit onder werknemers steeds luider klinkt, gaan we voor elke functie in de organisatie na wat er mogelijk is, inclusief flexibele werkmodellen die bij de situatie passen.

Nieuwe vormen van samenwerking

De verdere ontwikkeling van verschillende werkvormen – flexibel, volledig op afstand of volledig op kantoor – kan helpen om aan de behoeften van werknemers te voldoen, de individuele productiviteit te verhogen, prioriteit te geven aan welzijn en nieuwe niveaus van samenwerking te stimuleren.

Tegelijkertijd is het echter belangrijk dat we investeren in het behoud en de uitbreiding van initiatieven rond de bedrijfscultuur en in het versterken van het gevoel van betrokkenheid van werknemers. Vanuit onze waarden bepalen we daarom wat het belangrijkst is in hoe en waar teams werken, hoe we communiceren en welk gedrag daarbij hoort.

Praktisch gezien doen we dat door prioriteit te geven aan fysieke vergaderingen op vaste dagen en daar met ons team afspraken over te maken, maar ook door een mix aan fysieke en digitale componenten te bieden. Zo geven we bijvoorbeeld tijdens bijeenkomsten op kantoor medewerkers een digitaal forum om te uiten waarmee ze bezig zijn en wat hen bezig houdt. Ook teamuitjes en vrijwilligersactiviteiten dragen bij aan de werknemersbinding.

Persoonlijk contact behouden

We beschikken daarnaast over tools die geïmproviseerde videogesprekken mogelijk maken en waarmee rechtstreeks interne updates op het communicatiekanaal van teams te posten zijn. Zo gebruiken we Slack als single source of truth voor employee engagement, interne communicatie en het adresseren van allerlei vraagstukken in de organisatie.

‘Wij organiseren bijeenkomsten in virtual reality op ons virtuele hoofdkantoor’

Daar maak ik als country leader ook veel gebruik van. Het is namelijk belangrijk om medewerkers de bigger picture te kunnen tonen, zodat ze begrijpen wat er allemaal speelt en zich betrokken voelen. Dat is niet evident als je teams verspreid zitten. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van hoe je als leidinggevende kan helpen teams verbonden te houden, zelfs van op afstand.

Hoewel we de digitale wereld waarin we nu leven omarmen, merk ik dat veel werknemers naar manieren zoeken om persoonlijk contact te houden: om te leren, te innoveren en geïnspireerd te raken. Door onze werkplekken bewuster in te richten en de manier waarop werknemers het kantoor gebruiken en ervaren te veranderen, kunnen we voor meer flexibiliteit zorgen en prioriteit geven aan productiviteit en balans.

Experimenteren met de ruimtes

Door ongebruikte bureaus vrij te maken en te experimenteren met flexibele ruimtes zoals cabines en sociale ruimtes, komen we tegemoet aan de veranderende behoeften van werknemers en bevorderen we samenwerking en innovatie. Het oog wil bovendien ook wat, een kantoor met verschillend ingerichte ruimtes werkt uitnodigend.

De ontdekking van nieuwe en creatieve manieren om zowel persoonlijk als virtueel contact te leggen kan de volgende evolutie van cultuur worden. Veel organisaties experimenteren met de metaverse.

Ook wij organiseren regelmatig bijeenkomsten in virtual reality op ons virtuele hoofdkantoor, onderling, maar ook met klanten en partners wereldwijd. We vinden het belangrijk om customer intimacy te creëren, en in een digital-first wereld doen we dat dan ook  in virtual reality, en middels asynchroon werken.

Ervoor zorgen dat werknemers zich gehoord en betrokken voelen is een uitdaging voor elke leider

Actief blijven luisteren

In een volledig digitale omgeving blijven we als leiders actief naar hun werknemers luisteren en hun aanpak afstemmen op hun ervaringen. Ervoor zorgen dat werknemers zich gehoord en betrokken voelen is een uitdaging voor elke leider, vooral naarmate teams meer verspreid raken.

Door regelmatig onderzoek te doen naar welzijn kunnen we inzicht krijgen in de veranderende prioriteiten en behoeften van ons personeel, en datagestuurde beslissingen nemen over investeringen in arbeidsvoorwaarden en programma’s om werknemers en hun gezinnen beter te ondersteunen.

Je kan als werkgever de juiste tools aanbieden om samen te werken, maar via een scherm gaan bepaalde signalen sneller verloren of worden ze zelfs niet opgemerkt. Koffiemachine gesprekken en wandelingen creëren meer persoonlijke connectie, dus is het key om die mooie mix te vinden.

Samenwerking is weerspiegeling van cultuur

Hoe een bedrijf samenwerkt, is een directe weerspiegeling van zijn cultuur. Om digital-first te worden, kan je een digitaal hoofdkantoor creëren zodat werknemers over de juiste tools beschikken om overal beter samen te werken en te communiceren.

Dit verklaart waarom steeds meer bedrijven op zoek zijn naar samenwerkingstechnologieën om hun manier van werken te veranderen, om met elkaar in contact te komen, informatie te delen en werk gedaan te krijgen.

Door werknemers, klanten en partners samen te brengen op één platform en in real-time te laten communiceren, kan de productiviteit worden verhoogd en kunnen werknemers de werkplek op hun eigen manier herdefiniëren.

Toch is dit slechts één ingrediënt voor de creatie van een betere werkcultuur en connectie in een nieuwe, digital-first wereld. De ontwikkeling van fysieke ruimtes, het organiseren van persoonlijke ontmoetingen en empatisch leiding geven spelen allemaal een belangrijke rol.

Over de auteur: Lien Ceulemans is country leader bij Salesforce Benelux