Hoe je het beheer van opleidingen veel minder omslachtig kan maken

NXT-PRO biedt op zijn website honderden opleidingen aan in verschillende sectoren. Voor wie in een organisatie verantwoordelijk is om opleidingen te implementeren, kan dit best overweldigend overkomen.

Daar is sinds kort een future proof oplossing voor gevonden. Na een verkennend gesprek over de opleidingsnoden binnen je bedrijf of organisatie, voorziet NXT-PRO een online gepersonaliseerde catalogus met enkel de opleidingen die je intern wil aanbieden. Het volledige beheer van de opleidingen krijg je zelf in handen, van inschrijving tot facturatie.

Automatiseren

‘Bij de ontwikkeling van de tool was al heel snel duidelijk wat het potentieel was naar communicatie en automatisering’, zegt Nick Rau, die bij NXT-PRO de interne processen optimaliseert.

‘We stelden vast dat heel wat partners hun eigen manier van werken hadden. Onze opleidingen staan bijvoorbeeld op hun website met een eigen inschrijvingsformulier. De verantwoordelijke mailde het inschrijvingsformulier door naar zijn of haar contactpersoon bij NXT-PRO. Onze mensen schreven de geïnteresseerden manueel in en lieten per mail weten dat het in orde was.’

Een omslachtige manier van werken, die veel marge liet voor menselijke fouten. ‘Deze processen automatiseren was de oplossing. Vanuit de catalogus kan je de inschrijving laten uitvoeren of zelf de inschrijving doen. Die komt rechtstreeks in ons systeem.

Hierbij wordt rekening gehouden met meerdere zaken die van partner tot partner kunnen afwijken: deelnemersgegevens, facturatie, tarief… Kortom, de tool voorziet in een volledig administratieve ontzorging.’

Vlotter communiceren

Met de tool die NXT-PRO ontwikkelde, wordt een gepersonaliseerde online omgeving aangeboden waar je inschrijvingen en administratie gemakkelijker kan beheren. Het is een op maat gemaakte catalogus, waar je een mooi overzicht krijgt van opleidingen die voor jou relevant zijn.

Je kan die opleidingen rechtstreeks en eenvoudig op je eigen website promoten. ‘Wij bieden de service aan, hoe klanten die gebruiken, bepalen ze natuurlijk zelf’, aldus Rau, die na amper twee maanden al vaststelt dat de communicatie veel vlotter verloopt.

‘Met onze tool kunnen we het mailverkeer enorm beperken’, zegt hij. ‘Wanneer een opleiding volzet was, mailden wij dat naar de verantwoordelijke bij onze klant of partner, die dat op zijn beurt op de website communiceerde. Dit kan nu automatisch. De klant krijgt via de tool meldingen over de status van een opleiding.’

Co-creatie

Dat het platform in de praktijk een prima oplossing is, wordt in de markt al bevestigd. ‘De inschrijvingen en de communicatie verlopen vlotter, omdat de lijnen veel korter zijn’, getuigt Nele Muys, Manager bij Liberform, het opleidingscentrum voor vrije beroepen.

‘Voor ons was de tool ook een motivatie om zelf na te denken over innovatie op dat vlak. We zijn nu overgestapt op een eigen LMS-systeem. Voor een kleine organisatie als de onze, is het vaak niet de moeite om zelf te investeren in dure platforms. NXT-PRO heeft een grote investering gedaan, waar wij de vruchten van plukken.’

NXT-PRO heeft het platform bovendien ontwikkeld in samenwerking met een aantal klanten, onder meer met Liberform. Muys: ‘NXT-PRO heeft echt geluisterd naar onze noden en er werd met veel van onze wensen rekening gehouden. We waren tegelijk een kritisch klankbord en we hebben na lancering samen gezeten om te zien of alle flows goed zaten, alles naar behoren werkte. Het was een fijne samenwerking.’

Data en dashboarding

Voor NXT-PRO voelt het dan ook niet aan alsof ze controle uit handen geven of het werk door hun klanten laten doen. ‘Hoe klanten hun opleidingen en inschrijvingen beheren, moeten ze zelf beslissen’, zegt Rau.

‘Ze kunnen de inschrijvingslink communiceren per mail of op de website en het zijn gang laten gaan. Maar met het nieuwe systeem kunnen ze ook zelf in het oog houden wie inschrijft voor welke opleidingen.’

Alle beschikbare data over de opleidingen die je aanbiedt, worden in de toekomst gevisualiseerd op een dashboard. Daarop zie je niet alleen wat je best lopende opleidingen van NXT-PRO zijn. Je kan ook data over je opleidingen exporteren, zodat je ze bijvoorbeeld kan rapporteren aan sectorfederaties.

Meer efficiëntie

Als nieuwe klant kun je uit alle opleidingen van NXT-PRO kiezen die je wil aanbieden. Maar via de tool kan je ook aangeven voor welke opleidingsnoden je geen opleiding vindt (via een eigen gepersonaliseerd menu).

‘Klanten kunnen suggesties doorgeven die dan bij de product owners van NXT-PRO terechtkomen. Die kunnen op hun beurt op zoek gaan naar een bestaande opleiding die erbij aansluit of met partners op zoek gaan naar een nieuwe opleiding’, aldus Rau. Een duidelijke win-win voor beide partijen.

‘De tool is heel klantvriendelijkheid en een stap vooruit in een degelijke samenwerking’, zegt gebruiker Muys. ‘Door de automatisering heb je de zekerheid dat communicatie over opleidingen goed terechtkomt. Je kunt heel kort op de bal spelen en het heeft ons doen nadenken over ons eigen opleidingsaanbod.’

‘De efficiëntie bij het consolideren van inschrijvingen is een grote meerwaarde voor onze klanten’, weet Rau. ‘Er komen al nieuwe samenwerkingen tot stand dankzij deze tool en ik ben zeker dat er nog zullen volgen. Klanten hebben inzicht in hun opleidingen en ze hebben bijvoorbeeld een duidelijk zicht op het aantal plaatsen dat nog beschikbaar is. Dat lijkt misschien niet zo belangrijk, maar het kan mensen motiveren om in te schrijven, wanneer je op je website communiceert dat er maar drie plaatsen zijn.’

Wie geïnteresseerd is in de tool en de opleidingen van NXT-PRO kan vrijblijvend contact opnemen met opleidingsexpert Kristof Mory op de nummers 053 76 76 37 of  0473 75 01 34 of per e-mail naar kristof.mory@nxt-pro.be