Dropbox maakt van thuiswerken de norm (met ingrijpende gevolgen)

Verschillende technologiebedrijven kondigden al beleidswijzigingen aan met betrekking tot werken op afstand. De plannen van Dropbox gaan een stap verder en hebben ingrijpende gevolgen voor de kantoren van het softwarebedrijf. Medewerkers die niet konden wachten op een weerzien met hun vertrouwde werkplek zullen wellicht even moeten slikken, want werken doen ze voortaan vanuit huis. Of in ieder geval op afstand van collega’s.

De wereldwijd dertien kantoren van Dropbox doen niet langer dienst als dagelijkse werkplek, maar worden omgeturnd tot (grotere) ontmoetingsruimtes. De zogenaamde Dropbox Studios zijn alleen nog beschikbaar voor sociale en teambijenkomsten. De studio’s verschijnen op alle locaties waar Dropbox momenteel kantoren heeft. Of het nu gaat om steden met een hoge concentratie medewerkers, kantoren op bijzondere locaties en langlopende contracten of tijdelijke bescheiden werkruimte, alle ruimtes worden aangepast voor teamsamenwerking en teambuilding. Werknemers kunnen er niet meer terecht voor hun eigen dagelijkse werkzaamheden.

De nieuwe koers is een culturele aardverschuiving voor het bedrijf met een kleine 3.000 werknemers. Vóór de pandemie werkte slechts 3 procent van het personeel op afstand. Sterker, drie jaar geleden was Dropbox zo overtuigd van het belang van fysieke nabijheid dat het een  vijftienjarige huurovereenkomst afsloot voor een hoofdkantoor van 70.000 vierkante meter in San Francisco.

Meer ongelijkheid

Veel bedrijven kiezen momenteel voor een hybride vorm, waarbij een deel van het medewerkersbestand op afstand werkt en een deel op kantoor. Melanie Collins, Global Head of People bij Dropbox, stelt dat deze vorm onder meer ongelijkheid in de hand kan werken en daarom is gekozen voor een radicaal andere koers. De ideeën over de praktische invoering van de ‘virtual first’-organisatie heeft het techbedrijf vastgelegd in dit open source-document.

‘We hebben bedenkingen bij het hybride model omdat je twee zeer verschillende werknemerservaringen in stand houdt. Dat kan resulteren in problemen op het gebied van diversiteit en prestaties of loopbaantrajecten.’ Mensen die letterlijk vaker worden gezien, hebben betere netwerkkansen, die de mogelijkheden voor promoties en andere vormen van vooruitgang bevorderen.

Dropbox Studios

Volledig op afstand gaan zonder zoiets als Dropbox Studios toevoegen, zou de mogelijkheden voor regelmatige persoonlijke bijeenkomsten erg lastig maken. En dat zou creativiteit, efficiëntere probleemoplossing en teambinding in de weg zitten, meent Collins. Deze nieuwe virtual first structuur moet het beste van beide modellen combineren. De Global Head of People verwacht in het nieuwe structuur haar team eens per kwartaal bij fysiek elkaar te hebben voor zaken als strategische planning en teambuilding.

Dropbox hoopt met deze koerswijziging ook nieuwe bronnen van talent aan te kunnen boren, omdat het bijvoorbeeld niet langer noodzakelijk is in de omgeving van het kantoor te wonen. De organisatie bepaalt tijdvakken waarbinnen de internationale kantoren met elkaar kunnen samenwerken. Iemand uit San Francisco hoeft dan niet ’s nachts op te staan voor een vergadering halverwege de ochtend met team Londen. De rest van de dag bepalen medewerkers zelf hun uren.

Dropbox’ virtual first organisatie in de praktijk:

• De kantoortuinen met bureaus en whiteboards verdwijnen. De gehele ruimte wordt opgedeeld in (grotere) ruimtes voor samenwerking.
• Leiders bepalen zelf hoe vaak hun teams samenkomen. Dat kan bijvoorbeeld eens per kwartaal zijn.
• Medewerkers ontvangen een vergoeding voor hun thuiskantoren. Dat bedrag mag ook aangewend worden om een plek te huren in een deelkantoor.
• Het hoofdkantoor bepaalt tijdvakken waar binnen de internationale kantoren met elkaar kunnen samenwerken. De rest van de dag bepalen medewerkers zelf hun uren.
• Dropbox gaat delen van kantoren onderverhuren. Er blijven veel vierkante meters kantoor ‘over’.
• Dropbox wil betere en andere gewoonten ontwikkelen over wanneer en hoe medewerkers elkaar ontmoeten. Een hele dag vol gepland met Zoom calls is te vermoeiend.