Bij TomTom is er geen verplichting meer om naar kantoor te komen

‘Eigenlijk hebben we al op de dag dat we onze kantoren wereldwijd moesten sluiten besloten om een programma op te zetten voor nieuwe mensen. Die wilden we hoe dan ook goed inwerken’, zegt Arne-Christian van der Tang, de Chief Human Resources Officer van TomTom. Als internationale leverancier van locatietechnologie werd het bedrijf meteen geraakt toen corona in China ontdekt werd. Nu, meer dan een jaar later, werken nog steeds bijna alle 4500 medewerkers, verspreid over 30 landen, vanuit huis.

‘Het rekruteren, aanwerven en inwerken van mensen is één van de lastigste dingen bij ons. Dat is een heel proces, wij willen mensen echt onderdompelen in onze cultuur’, legt Van der Tang uit. Het zou een enorme gemiste kans zijn als mensen die band met ons bedrijf niet kunnen opbouwen. Dan heb je alles voor niks gedaan. In de IT hebben mensen een keuze. Ze kunnen ook makkelijk elders terecht. Dat geldt zowel voor onze software- als onze niet-softwaremensen.’

Digitaal inwerkprogramma

Geen wonder dat TomTom al vóór corona een intensief inwerktraject had. Met een pre-boardingproces dat al een paar weken voor de eerste werkdag wordt gestart, een buddysysteem en een grote betrokkenheid van direct leidinggevenden. De laatsten worden geacht voortdurend vinger aan de pols te houden hoe het met alle nieuwkomers gaat.

Vorig jaar kwamen er 500 medewerkers bij. De meesten zijn nog nooit op kantoor geweest

Sinds de pandemie is dat programma digitaal. Managers krijgen automatisch een seintje als het tijd is voor een belletje of een videogesprek. Vooral op ‘the moments that matter’ worden ze eraan herinnerd dat ze even aandacht moeten schenken aan een nieuwe collega. Vorig jaar kwamen er wereldwijd liefst 500 nieuwe medewerkers bij. De meesten zijn nog nooit op kantoor geweest.

TomTom realiseerde zich al snel dat ook de betrokkenheid en de weerbaarheid van de rest van het personeel onder druk kwam te staan. Het maandenlange thuiswerken, soms onder lastige omstandigheden, hakt er bij de mensen die al veel langer bij het techbedrijf werken net zo goed in als bij de nieuwkomers. Sommige medewerkers werden ziek. Of ze zagen mensen om zich heen ziek worden en zelfs overlijden.

Van der Tang: ‘We onderzoeken ieder kwartaal hoe het met de medewerkersbetrokkenheid bij TomTom is gesteld. We scoren daar altijd heel goed op, we zijn wat dat betreft een heel hecht bedrijf. Dat willen we ook blijven. Je ziet de weerbaarheid afnemen naarmate het allemaal langer gaat duren. Het is een beetje afhankelijk per land, sommige collega’s zitten al maanden in de woonkamer te werken met de kinderen om zich heen.’

Lees ook: Leidinggevenden cruciaal voor betrokkenheid tijdens thuiswerk

Opnieuw omschakelen

TomTom ontwikkelde internationale well being-programma’s waarop mensen met stress- en andere klachten een beroep kunnen doen. Waar dat nodig was kwamen er lokaal nog aparte steunprogramma’s bovenop. De pakweg 600 managers van het bedrijf werden bovendien allemaal getraind om beter om te kunnen gaan met hun medewerkers die het zwaar hebben.

‘Het was voor iedereen schakelen’, zegt de CHRO. ‘Straks, als de burelen weer open mogen, schakelen we opnieuw. Wij zijn onze medewerkers daarop aan het voorbereiden. Onze managers krijgen bijvoorbeeld workshops om hen te trainen hoe ze het kunnen organiseren als hun team alleen af en toe bij elkaar komt. Hoe kunnen ze ervoor zorgen dat ze toch goed contact houden, dat er goed wordt samengewerkt?’

Vorig jaar mei gingen ze bij TomTom al over de terugkeer naar kantoor nadenken. Misschien nog een beetje vanuit de gedachte dat ze daar weer met zijn allen naar toe terug zouden gaan. Maar na meerdere peilingen onder de medewerkers bleek al snel dat de meesten niet naar die oude situatie terug willen. Die zien ook de vele voordelen van het thuis werken in.

Eigen strategie

De top van TomTom besloot aan die breed gesteunde wens tegemoet te komen. Het bedrijf ontwikkelde een eigen post-corona-strategie. Daarin kan ieder personeelslid zelf bepalen óf en wanneer hij of zij naar kantoor gaat. Activity based working noemt TomTom dat.

‘Als jij ’s nachts wil werken en de rest van je team niet, dan wordt het lastig om samen te werken’

Zelf kiezen en flexibiliteit voor de medewerkers staan daarin centraal. Alles qua locatie en werktijden is mogelijk, als je het maar in overleg doet met je direct leidinggevende en de rest van je team. Een dag per week naar kantoor, een dag per maand of misschien nog wel minder. Meer dagen kan natuurlijk ook, of bijvoorbeeld een paar uur per dag.

‘Wij gaan ervan uit dat onze mensen die verantwoordelijkheid aankunnen’, zegt Arne-Christian van der Tang. ‘Je kunt het natuurlijk ook niet dwingend opleggen. Als jij als enige alleen maar ’s nachts wil werken en de rest van je team wil dat niet, dan wordt het lastig om samen te werken. Daar gaat het uiteindelijk om. Net zo min als dat een manager kan zeggen dat zijn team per se iedere dag naar kantoor moet komen. Ze zullen dat, daar gaan wij van uit, in samenspraak gaan regelen.’

Techbedrijf Twitter kondigde vorig jaar aan dat medewerkers ‘voor altijd’ vanuit huis mogen werken als ze dat willen. Bij Facebook en Google is het personeel in ieder geval dit jaar nog niet welkom op kantoor. Hoe het daarna gaat, is onduidelijk. Bij Spotify kunnen mensen kiezen tussen ‘de kantoormix’ en ‘de thuismix’. In de eerste variant komen medewerkers twee of drie dagen naar kantoor, in de tweede werken ze hoofdzakelijk vanuit huis en komen ze alleen naar het bedrijf als dat ècht nodig is.

Lees ook: Hoe Spotify experimenteert met zijn postcorona-organisatie

Kantoor moet leuk zijn

TomTom’s aanpak lijkt misschien een beetje op Spotify’s thuismix-variant. Maar als het aan de board van het bedrijf ligt komen medewerkers niet alleen als het nodig is naar kantoor. Ze moeten het ook leuk vinden. Het bedrijf wil de hechte cultuur graag in stand houden.

‘We gaan al onze kantoren redesignen’, vertelt Van der Tang. ‘Ons kantoor in India is bijna klaar. Daar gingen we toch naar een nieuw pand toe, dus dat hebben we meteen volgens onze nieuwe ideeën ingericht.  Er zijn allerlei koffiehoekjes waar mensen elkaar kunnen ontmoeten. Veel brainstormruimtes ook, want ook dat is iets dat mensen straks op kantoor komen doen.’

Ook de vestiging in Parijs is verbouwd (zie de foto bovenaan). Het heeft nu iets weg van een  Franse bistro, waar je tijdens een overleg meteen even een café au lait en een croissant pakt. Helaas heeft niemand er nog gewerkt, vanwege de lockdownmaatregelen in Frankrijk. De herinrichting van de kantoren in Nederland staat nog op stapel. ‘We doen het stap voor stap’, zegt Van der Tang. ‘Wat we al wel hebben besloten is om overal flexplekken in te richten. Zodra blijkt dat we er meer nodig hebben, passen we dat aan’.

Hiërarchie is veranderd

Voor een bedrijf dat een kantoortuin gewend was, is wat nu bij TomTom gebeurt volgens hem ‘een avontuur’. ‘Mensen zeggen dat ze het anders willen, maar ze zullen ook zelf moeten veranderen. Wij willen hen daar zoveel mogelijk mee helpen.’ Zelf is hij een van de managers die daarvoor is getraind. Van der Tang geeft leiding aan het HR-team, dat net als de rest van de organisatie zelf gaat bepalen hoe ze het post-corona willen regelen.

Eén ding is in ieder geval blijvend veranderd: de hiërarchie. ‘We hadden ieder kwartaal een bijeenkomst waarbij we mensen bijpraatten over de resultaten. Dat werd dan naar onze andere vestigingen gestreamd. Achteraf was het een beetje een Nederlands feestje, waar de andere kantoren toch een minder grote stem in hadden. Nu we allemaal digitaal werken is het meer een level playing field’, constateert Van der Tang. ‘ Iedereen ziet dat de CEO thuis zit, gewoon met een overhemd of een trui aan. Wat dat betreft zijn we met zijn allen een beetje gelijker geworden.’