Aandeelhoudersvergadering kan en mag volledig via Zoom

Het parlement heeft eind vorig jaar een structurele wetswijziging goedgekeurd om aandeelhouders- of ledenvergaderingen op een moderne manier te kunnen organiseren. De vernieuwde wet op vennootschappen en verenigingen had anderhalf jaar geleden de deur al een beetje opengezet. Naar aanleiding van de eerste lockdown in de lente van 2020 werden tijdelijk extra mogelijkheden geopend. En nu is de deur nog verder opengeduwd, en dit op structurele wijze, dus voor altijd.

Belangrijk is dat je nu altijd de mogelijkheid hebt om een aandeelhoudersvergadering ‘op afstand’ te organiseren. Het hoeft niet in de statuten te staan, gewoon een beslissing van het bestuursorgaan (normaliter de raad van bestuur) volstaat.

Voorwaarden

Uiteraard zijn er diverse voorwaarden in de wet opgenomen, zodat de rechten en plichten van alle partijen beschermd zijn. Het begint al met de oproeping tot de algemene vergadering. Daarin moet duidelijk worden uitgelegd hoe de vergadering zal verlopen, wat betreft informatie, debat en stemming. Eventueel mag deze uitleg ook via de website van het bedrijf gegeven worden.

De onderneming mag vrij een communicatiemiddel kiezen. Het hoeft geen hoogtechnologisch of super beveiligd platform te zijn, Zoom of Teams zijn oké. Maar het platform moet wel toelaten dat de onderneming de identiteit en hoedanigheid van de aandeelhouder kan controleren.

Die aandeelhouder moet de besprekingen ‘gelijktijdig en ononderbroken’ kunnen volgen, zeg maar live. En de aandeelhouder moet uiteraard de mogelijkheden hebben vragen te stellen en te stemmen. Voorafgaand aan de vergadering elektronisch stemmen is ook toegelaten door de wet, maar enkel als het statutair voorzien is en de procedure de nodige garanties biedt.

Er is een beperkte overgangsperiode voorzien, tot 30 juni 2021, waarin ondernemingen kunnen uitleggen waarom ze niet over het gepaste communicatiemiddel beschikken, bijvoorbeeld wegens een heel groot aantal aandeelhouders.

Eén van de recente versoepelingen is dat voortaan bijna iedereen via elektronische weg mag deelnemen aan de vergadering. Enkel de leden van het bureau moeten fysiek aanwezig zijn, om de notulen van de vergadering te ondertekenen en zeker te zijn van de geldige samenstelling van de vergadering op afstand. Die notulen moeten een duidelijk verslag bevatten. Andere verantwoordelijken en de aandeelhouders mogen nog fysiek aanwezig zijn.

Schriftelijk

Een vergadering op afstand kan ook schriftelijk verlopen. Vroeger was dat al zo voor vennootschappen, maar die mogelijkheid wordt nu ook geopend voor vzw’s. De drempel ligt wel hoog: alle leden moeten akkoord gaan met deze manier van besluitvorming en besluiten moeten eenparig genomen worden. Een statutenwijziging kan niet schriftelijk beslist worden.

Zakenadvocaten, consultants en andere experten zijn unisono positief over de ruimere mogelijkheden. De komende weken en maanden zal blijken hoe de nieuwe wet in de praktijk van de aandeelhoudersvergaderingen zal worden omgezet.

De verandering is alvast een van de vele tekenen dat de Covid-pandemie heel wat maatschappelijke en economische veranderingen in een stroomversnelling deed belanden. Het ‘nieuwe normaal’ is nu al een cliché, al moeten we nog ontdekken wat het precies zal inhouden.

Om te voldoen aan alle voorwaarden is meer nodig dan een eenvoudige video-app. Met een board portal van Diligent kan u eenvoudig en heel veilig documenten delen of samen bewerken, kan u notuleren en de stemming tijdens de vergadering houden. De board portal vervangt een amalgaan aan andere programma’s, die niet beveiligd en/of in de cloud zitten. Wil u kennismaken met de mogelijkheden?

Dit artikel is eerder verschenen in het branded channel van Diligent.