Tien voordelen van digitaal besturen

De tien voordelen kan u makkelijk binnenrijven met een geïntegreerd digitaal systeem. Een systeem waarvan u goed en consequent gebruikmaakt.

#1 Continu betrokken: De wereld evolueert veel te snel om met belangrijke discussies te wachten tot de volgende kwartaalvergadering. Met een digitaal platform blijven bestuurders, managers en andere sleutelfiguren steeds geïnformeerd en betrokken.

#2 Wie doet wat: Een grotere betrokkenheid vraagt ook een grotere duidelijkheid over wie wat doet. Wie heeft welke taken en verantwoordelijkheden? Welke bestuurder is bezig met welke projecten en initiatieven? Wie heeft welke knowhow en wie is actief in welke subcommissie? Een digitaal platform geeft het overzicht.

#3 Routine geautomatiseerd: Officiële vergaderingen brengen nogal wat routinetaken mee. Er zijn formele uitnodigingen nodig, met formele agenda’s en officiële stemreglementen. Als hier te veel tijd in kruipt, is deze kostbare tijd verloren voor meer nuttige taken. Bovendien is een digitale oplossing flexibeler: tot vlak voor de vergadering kunnen wijzigingen worden doorgevoerd of kan bijkomende informatie worden verstrekt.

#4 Beveiligde samenwerking: Cyberveiligheid krijgt steeds meer aandacht. En wie de veelheid aan incidenten kent, weet dat dit terecht is. Een digitaal governancesysteem is een beveiligd platform voor communicatie en samenwerking. Bovendien is er een controletraject. Er kan nauwkeurig worden nagegaan welke rol bestuurders hebben gespeeld in bepaald initiatieven.

#5 Efficiënte informatiestroom: Een vergadering van een raad van bestuur brengt een stevige stroom aan informatie op gang. Er zijn allerhande vergaderdocumenten, er is de agenda, er zijn diverse formaliteiten. Een geautomatiseerd governancesysteem laat toe de juiste content te verzamelen, te identificeren en te verdelen. Wijzigingen zijn makkelijk door te voeren. En bestuurders kunnen alles raadplegen op het apparaat waarmee zij liefst werken.

#6 Centraal informatiepunt: Bestuurders moeten van heel veel op de hoogte zijn, en hebben contacten met veel mensen in het bedrijf. Veel informatie, veel interacties en veel systemen zijn een cocktail die tot problemen leidt. Om alles eenvoudig en efficiënt te houden, is een centraal documentatiesysteem nodig.

#7 Volledig archief: Wie de toekomst wil voorbereiden, moet het verleden kennen. Bestuurders hebben geregeld nood aan oudere bestuursdocumenten of informatie. Een digitaal platform met een goede zoekfunctie is een snelweg naar de gezochte rapporten en gegevens. Bovendien is de bestuurder niet afhankelijk van een medewerker, hij/zij kan zelf snel de juiste info ophalen.

#8 Veilig communiceren: Bestuurders moeten ook onderling kunnen communiceren. Gewone e-mails zijn echter kwetsbaar. De informatie die wordt uitgewisseld is te belangrijk om die te lossen in een wereld van spam, phishing en hacking. Met een digitaal governancesysteem is er veilige en goed georganiseerde onderlinge communicatie.

#9 Overal actief: In een wereld die meer en meer globaal is, moet het belang van de fysieke locatie van een bestuurder kleiner worden. Met de juiste ondersteuning kan een bestuurder op afstand informatie verwerken, deelnemen aan een vergadering, zijn stem uitbrengen. Dit moet dan wel op een gebruiksvriendelijke manier, met maximaal comfort voor de bestuurder.

#10 Betere compliance: Er is heel wat wetgeving waaraan venootschappen moeten voldoen. Persoonsgegevens moeten beschermd worden. Het bedrijf moet transparant zijn, maar toch de informatiestroom beheersen. Met één beveiligd systeem is de bewaking van de informatie best georganiseerd. Veranderingen in de wetgeving kunnen makkelijk intern geïmplementeerd worden en gedeeld worden met bevoegde externen in het geval van een audit.

Bij wereldleider Diligent is een board portal nog maar het begin, het centrale punt in een volledig ecosysteem van digitale diensten, de Governance Cloud. Hiermee kunnen de tien bovenstaande verbeteringen moeiteloos geïmplementeerd worden.

Dit artikel is eerder gepubliceerd in het branded channel van Diligent.