Hybride teams zijn in opkomst, zo ga je daarmee om

Voor vier op de tien (39%) werkende Belgen is thuiswerken vandaag de dag nog altijd geen optie, blijkt uit recent onderzoek van HR-dienstverlener Acerta en onderzoeksbureau Indiville bij 2000 werknemers. Vooral arbeiders en personeel met uitvoerende functies (60%) kunnen niet telewerken. In totaal is het aantal thuiswerkers de afgelopen twee jaar wel met 53% toegenomen, als gevolg van de coronamaatregelen.

‘Opvallend is dat voor zes op de tien mensen met een administratieve of uitvoerende functie, telewerken vandaag nog geen optie is. We zien dat de groep met de grootste flexibiliteit voor telewerk vandaag het hoger en middenmanagement is’, aldus Hannelore Van Meldert, experte telewerk en manager bij Acerta Consult.

‘Waarom zit die flexibiliteit niet ook bij het ondersteunend administratief en uitvoerend personeel? Telewerk heeft ook daar potentieel en bovendien zijn de werknemers vragende partij. Het is interessant voor werkgevers om telewerk ruimer toe te staan, mits goede planning en afspraken tussen leidinggevenden en medewerkers natuurlijk.’

Hybride vraagt ander leiderschap

De groep die momenteel 2 of 3 dagen per week telewerkt, wil dat graag zo houden. Wie minder dan 2 dagen telewerkt, vindt dat het wat meer mag zijn. Wie meer dan 3 dagen in zijn home office vertoeft, verkiest dan weer wat vaker naar kantoor te komen. Een combinatie van on- en off-site werken is dus voor de werkende Belg het aantrekkelijkste, blijkt uit de cijfers van Acerta.

‘Van de bedienden, bijvoorbeeld, wil 24 % liever alle dagen vanop kantoor werken, 12 % liever alle dagen van thuis. Het hybride-model lijkt het te zullen gaan winnen.’ Als postcorona hybride werken inderdaad de norm wordt, waarin werknemers deels thuiswerken en deels op het bureel, dan is je team dus bijna nooit compleet op dezelfde plek. Dat vereist een andere manier van leidinggeven. Zo ga je daar slim mee om.

Inlevingsvermogen en flexibiliteit nodig

Allereerst is het de kunst om als leidinggevende op een goede manier met de verschillende behoeften van medewerkers om te gaan en tegelijkertijd iedereen eerlijk te behandelen. Dat vereist inlevingsvermogen én flexibiliteit, want de omstandigheden kunnen snel veranderen.

Leidinggeven aan een team dat deels op afstand en deels op kantoor werkt, levert uitdagingen op. Er kunnen gevoelens ontstaan van ‘zij versus wij’ en problemen op het gebied van communicatie, betrokkenheid en coördinatie. De onzekerheid over het verloop van de crisis levert extra zorgen en stress op.

Daarom is het extra belangrijk om een luisterend oor te bieden en geduldig te blijven. Voer regelmatig één-op-één-gesprekken met collega’s die (deels) op afstand werken om op de hoogte te blijven van hun werkzaamheden en zorgen.

Als je weet waar ze tegenaan lopen, kun je ze beter ondersteunen om het beste uit zichzelf te halen. Hun omstandigheden zijn sinds het begin van de crisis waarschijnlijk veranderd, dus een wekelijkse check-in is geen overbodige luxe.

Angsten en emoties

Houd er rekening mee dat sommige medewerkers het gevoel kunnen hebben dat thuiswerken ze op professioneel vlak benadeelt. Pas op dat uit het oog, niet ook uit het hart wordt.

Anderzijds is het mogelijk dat mensen angstig of boos worden als ze op een gegeven moment verplicht worden om weer terug te keren naar kantoor. Bied ze de ruimte om dit soort bezwaren te uiten en laat weten dat je gecommitteerd bent om voor iedereen een werkbare oplossing te vinden.

Duidelijke werkwijzen en doelen

Persoonlijke aandacht is een eerste stap om hybride teams succesvol te laten samenwerken. In de gesprekken zul je merken dat er een grotere behoefte is aan duidelijkheid, bijvoorbeeld over de werkwijze en gemeenschappelijke doelen.

Wanneer en hoe vindt de communicatie plaats? En welke middelen worden daarvoor gebruikt? Korte statusupdates kunnen prima via e-mail of chat. Streef je inclusiviteit na, dan is het verstandig om teamvergaderingen volledig online te laten plaatsvinden. Zelfs als sommige leden van je team op kantoor zijn.

Duidelijkheid scheppen

Een ander middel om de betrokkenheid van je team te verhogen, is een wekelijkse kick-off waar de belangrijkste werkzaamheden van die week worden besproken en geprioriteerd. Dat schept duidelijkheid en biedt teamleden meteen de mogelijkheid om hulp te vragen of juist aan te bieden.

Wees scherp op de (onbedoelde) uitsluiting van collega’s die thuiswerken. Ontstaat op kantoor een spontane meeting, dan kan het zinvol zijn iemand die extern werkt telefonisch bij het overleg te betrekken.

Maak heldere afspraken over de werktijden. Wie vanuit huis werkt, wenst misschien de vrijheid om zijn uren zelf in te delen, terwijl mensen op kantoor meer behoefte hebben aan structuur. Samen moet je erachter komen wat de beste manier van werken is. In sommige gevallen betekent dat compromissen sluiten.

Maak het leuk

Vergeet tot slot niet het belang van samen lol hebben. Zelfs in tijden dat het lastig is om elkaar fysiek te treffen, kun je informele momenten plannen om elkaar te zien en spreken over zaken die niet betrekking op werk hebben.

Ga virtueel met elkaar op café of start een boeken- of filmclubje. Dat zal ongetwijfeld bijdragen aan een gevoel van gemeenschap en verbondenheid, en uiteindelijk aan het succes van je team.