Hoe je een team goed laat samenwerken: 5 valkuilen en oplossingen

Op welke manier teams ook samenwerken: succesvolle teams – zo blijkt telkens uit onderzoeken – zijn diverse teams. Homogeniteit zorgt namelijk voor blinde vlekken. De neuzen moeten uiteindelijk dezelfde kant opstaan, maar het moeten niet allemaal dezelfde neuzen zijn.

Professor Tom Mom van de Rotterdam School of Management onderscheidt in ieder geval twee types die beiden aanwezig moeten zijn in het managementteam: ‘In een organisatie heb je mensen met een preventiefocus, hun motivatie is angst – play not to lose. Daartegenover staan mensen met een promotiefocus, hun motivatie bestaat uit kansen – play to win. Ga je als organisatie voor verandering dan moet je zeker mensen met een promotiefocus hebben’, vertelt Mom.

Zorg voor een goede mix

‘Belangrijk is de mix. Met alleen maar promotiefocus zie je misschien te veel gevaren over het hoofd en met alleen maar preventiefocus mis je de kansen. Het probleem is dat je juist bij corporate bedrijven in de top veel mensen met een preventiefocus hebt, dat is vaak een vereiste om je op te werken binnen een bedrijf. Mensen met een duidelijke promotiefocus volgen meestal een ander carrièrepad.’

Vanuit die gedachte coacht Jim van Spronsen met zijn bedrijf Value First ondernemingen om de diversiteit in skills van een team te vergroten. Van Spronsen verzamelt gegevens over soft skills en karaktertrekken, maar ook de KPI’s van het team: conversieratio’s bijvoorbeeld, het aantrekken van klanten, bezoekers op de sites, merkvoorkeuren. Van Spronsen heeft een matrix ontworpen waar een as staat tussen visie en structuur en een as tussen actiegerichtheid en conflictvermijding.

Deze vier persoonlijke karaktereigenschappen horen volgens hem vertegenwoordigd te zijn in een goed team. Ontbreekt er eentje, dan kan een team door wat aanpassingen grote sprongen maken.

Zo ontbrak het in een team waar Van Spronsen bij betrokken was aan gestructureerde teamleden, waardoor de groep op sommige momenten alle kanten op ging. Toen een van de leden vervangen werd door een ‘structuurmens’ werden de KPI’s 320 procent sneller behaald.

Hoe je zorgt dat de samenwerking in een team zo goed mogelijk verloopt:

1. Maak je team zo divers mogelijk
2. Zorg dat mensen hetzelfde tempo hebben
3. Confrontatie is prima
4. Maak duidelijke afspraken wat ieders rol is
5. Geef mensen autonomie in hun rol
6. Kies een methode en zorg dat iedereen weet volgens welke methode je werkt
7. Probeer de teamband te versterken
8. Overleg hoeft niet lang te zijn maar wel regelmatig

Dat de samenstelling van een perfect team te maken heeft met persoonlijkheden die elkaar aanvullen, bewijst ook wetenschappelijk onderzoek. Zo deed Eva de Mol promotieonderzoek naar succesvolle start-upteams. Ze ontdekte dat teams achter succesvolle start-ups smart zijn, waarbij ze kennis met elkaar delen.

In het beste geval delen ze ook een visie, met een positieve teamdynamiek en zijn er gedeelde passies. ‘Mensen die elkaar persoonlijk niet liggen en in conflict raken, dat werkt niet’, aldus Mol. Een verschil in tempo van teamleden kan ook voor problemen zorgen. ‘Vooral teams die van start-up naar scale-up overgaan, zijn vaak ongebalanceerd.’

Vijf valkuilen en hoe je die voorkomt

Er zijn vijf veelgemaakte fouten in slecht functionerende teams. En daarbij ook vijf mogelijke oplossingen om de teams aan de praat te krijgen. Patrick Lencioni signaleerde ze in zijn businessfabel The Five Dysfunctions of a Team.

1. Er is een gebrek aan vertrouwen
   Zodra medewerkers geen vertrouwen voelen, zullen ze zich afsluiten, niet meer zichzelf zijn en hun werk afraffelen. Een manier om dat vertrouwen te vergroten, is volgens Lencioni een leider die zich kwetsbaar opstelt. Dat is ook de basis om een goede feedbackcultuur in een bedrijf te krijgen. De leider moet laten zien dat open en kwetsbaar zijn, goed is en mag. Pas dan zullen medewerkers het voorbeeld volgen.
2. Confrontaties worden vermeden
   Er wordt veel geklaagd in de wandelgangen en bij de koffieautomaat, maar niet op de plek waar het moet gebeuren: in de vergadering. Alles wordt uit de kast getrokken om conflicten te vermijden. Leidinggevenden moeten soms juist op een confrontatie aansturen. Dat kan natuurlijk alleen als medewerkers zich durven uitspreken en zelfs de confrontatie met de leidinggevende aan durven gaan. Confrontatie past ook goed bij diverse teams met verschillende persoonlijkheden.
3. Geen heldere afspraken
   Goede teams maken duidelijke afspraken en verbinden zich daar ook aan. In het slechtste geval nemen medewerkers heel snel afstand van een plan of een afspraak. Om maar buiten schot te blijven zullen ze zeggen dat ze het er toch nooit mee eens waren. Duidelijk maken dat iedereen een plan moet steunen, zal voor meer draagvlak zorgen en de kans vergroten dat plannen daadwerkelijk slagen.

Lees ook: Eenzaamheid is ook een organisatieprobleem en dat vraagt om een oplossing

4. Ontduiken van verantwoordelijkheid
   Als niet duidelijk is wie wat doet, daalt het gevoel van verantwoordelijkheid. Juist op dit punt van Lencioni doen methodes als agile en scrum het anders. Er is volop aandacht voor rollen, taken en de voortgang. Het ontduiken van verantwoordelijkheid is amper nog mogelijk en de duidelijkheid zorgt er ook voor dat anderen kunnen helpen. Bij het mijden van verantwoordelijkheid weten anderen ook niet wat er gedaan moet worden, wie er aangesproken moet worden en hoe er geholpen kan worden.
5. Te weinig aandacht voor resultaten
   Te veel aandacht voor het eigen prestaties, gaat ten koste van het totale resultaat. Wie bang is om te verliezen zal te weinig risico nemen. Tevreden zijn met een positie en een bepaalde status quo zorgt ervoor dat noodzakelijke, soms pijnlijke en risicovolle veranderingen niet worden doorgevoerd.

Het motto van veel succesvolle topsporters is daarom dat ze durven te verliezen. Echte teamspelers offeren hun eigen positie op voor het eindresultaat van het team. Dat begint weer bij een baas die ook het risico durft te nemen om te falen.