Hoe hou je medewerkers gemotiveerd in moeilijke tijden?

David Patient, professor in leiderschap aan Vlerick Business School, is gepassioneerd door change management en leiderschap in moeilijke tijden. Hij is er al zo’n twintig jaar mee bezig en het verbaast het hem hoe de impact van fairness (een eerlijke, redelijke en respectvolle behandeling) nog altijd onderschat wordt.

‘Vraag aan mensen om zich een moment uit hun carrière te herinneren waarin ze eerlijk of oneerlijk behandeld werden. Tachtig tot negentig procent haalt zich dan een negatieve gebeurtenis voor de geest’, vertelt hij tijdens de tweede MT Masterclass.

‘Het gaat daarbij ook over zaken die tien of twintig jaar geleden zijn gebeurd. Zelfs het gevoel dat ze daarbij toen hadden, boosheid, angst, teleurstelling… keert terug. Dit toont wel de impact van een unfaire behandeling.’

Die impact van unfairness is zo sterk dat medewerkers gewoon vertrekken, vertelt hij. ‘Sta hier even bij stil, want de mensen die je bedrijf verlaten, zijn de mensen die externe opties hebben. Het zijn vaak je beste mensen. De mensen die blijven, vertrekken op andere manieren. Ze zijn wel fysiek aanwezig, maar ze werken veel minder hard.’

‘Werknemers accepteren bijna alles als de procedures fair zijn’

Percepties verschillen

Wat dan weer overschat wordt, volgens de prof, is de impact van promoties, bonussen en loonsverhoging op de motivatie van je medewerkers. ‘Wat belangrijk is voor mensen is of wat ze krijgen ook fair is in hun ogen. Maar daar heb je als leider geen controle over, iedereen heeft immers een andere perceptie over wat ze waard zijn.’

Waar je als leider wel mee kan werken, is process fairness. Daarbij bepalen je eigen acties in hoeverre je je medewerkers gemotiveerd en betrokken houdt bij veranderingen of in moeilijke tijden. Zelfs als je niet kan vermijden dat de uitkomst negatief zal zijn, denk aan het snijden in budgetten en aan ontslagen.

Dit zijn de vier belangrijkste elementen:

#1 Maak procedures transparant en consistent

‘Werknemers accepteren bijna alles als de procedures fair zijn. Dat betekent dat andere mensen op dezelfde manier worden behandeld, dat de criteria die zijn vastgesteld ook worden gevolgd en dat er geen sprake is van vooroordelen.’

Patient benadrukt dat je mensen de veranderingen en mogelijk negatieve uitkomst zullen accepteren, maar ze zullen er niet gelukkig mee zijn. ‘Maar ze blijven wel gemotiveerd, ze willen nog risico’s nemen en ze investeren nog in een goede relatie met het bedrijf.’

#2 Geef je mensen een stem

Als je wil dat mensen verandering of negatieve uitkomsten accepteren, geef ze een stem. Organiseer een vorm van inspraak, zodat je medewerkers met hun input de beslissing nog kunnen beïnvloeden. ‘Wat niet wil zeggen, dat ze krijgen wat ze willen, maar er zal wel rekening met hun mening worden gehouden. ‘

Mensen een stem geven is de minst gebruikte HR-tool in change management

Een stem kan ook alleen symbolisch worden gegeven. ‘Een manager kan zeggen, de beslissing is genomen, maar ik ben nog altijd benieuwd naar wat je hierover denkt. Of je kan tegen je team zeggen: dit is besloten op het hoofdkantoor, ik kan er niets aan doen, maar ik geef wel om jullie mening.’

Mensen een stem geven is de minst gebruikte HR-tool in change management, zegt Patient. En dat is eigenlijk raar gezien de impact ervan. Je kan het gebruiken voor het kweken van begrip, voor meer betrokkenheid, engagement en accountability. Je kan het gebruiken voor het verbeteren van de motivatie, het accepteren van beslissingen en het verhogen van de perceptie van fairness.

Waarom wordt inspraak dan niet gebruikt? Omdat leiders denken dat een beslissing meer tijd zal kosten, geeft de prof aan. ‘En dat klopt, maar de uitvoering kost vervolgens minder tijd. Als mensen weten dat het hun beslissing is, dan zullen ze meer doen voor een correcte implementatie.

Leiders denken ook dat inspraak van medewerkers hun autoriteit zal ondermijnen. Maar dat hoeft niet. Je kan als leiders aan mensen vragen wat ze denken, wat zij denken wat er moet gebeuren, je luistert en dan neem je nog altijd zelf de beslissing. Je geeft je machtspositie niet op.

Een veel gebruikte reden om mensen geen stem te geven, is angst. Wanneer het moeilijk wordt en je slecht nieuws moet communiceren, dan heb je schrik dat je mensen je gaan aanvallen, kritiek geven, het oneens gaan zijn… En dat kan gebeuren, maar wat je je moet realiseren, is dat ze dit toch al doen als jij er niet bij bent.’

#3 Zorg voor verklaringen

Medewerkers willen weten wat er aan de hand is, ze willen een gedetailleerde verklaring die op tijd wordt gegeven. Dat geeft ze een vorm van controle, legt Patient uit. ‘Je mensen zijn geen kinderen. Slecht nieuws heeft impact op hun werk, hun familie, hun leven. Ze verdienen het om te weten wat er aan de hand is. Als je eerlijk met ze bent en het goed uitlegt, zullen ze het als fair beschouwen. Ze zullen de uitkomst gemakkelijker accepteren en beter gemotiveerd blijven.’

‘Als je mensen verrast met slecht nieuws, dan verliezen ze hun vertrouwen’

Hij merkt op dat leiders soms ervoor kiezen om hun mensen te verrassen met slecht nieuws. ‘Ze doen dat vaak met goede intenties, ze willen niet dat hun mensen zich zorgen maken en langer lijden dan nodig is. Maar als je mensen waarschuwt dat iets negatiefs staat te gebeuren, uitlegt hoe dat zal gaan en hoe lang het zal duren, dan doet het juist minder pijn. Als je mensen verrast, dan verliezen ze hun vertrouwen. De volgende keer geloven ze je ook niet meer.’

Natuurlijk kan het zijn dat je nog niet alles weet, maar dan geef je de informatie van dat moment. Het kan ook zijn dat het hoofdkantoor je heeft gevraagd om geen informatie te delen. Dat kan je ook zeggen tegen je mensen, en je voegt eraan toe dat je ze de informatie geeft wanneer dat wel mag. ‘Het gaat om de inspanning die je doet om informatie te geven.’

#4 Behandel je mensen met respect

‘Als je mensen voelen dat ze respectvol zijn behandeld, omdat er naar ze geluisterd is, omdat ze een verklaring hebben gekregen, dan zullen de uitkomsten als fair beschouwen.’

Het is een open deur, maar wel een belangrijke. Vooral als je weet dat uit recent onderzoek in de VS is gebleken dat de helft van de medewerkers zich niet met respect behandeld voelt, geeft Patient mee.

Het belang van vertrouwen

Als mensen niet zeker zijn of ze een manager of een organisatie kunnen vertrouwen, dan zoeken ze naar signalen voor fairness. En dat betekent dat je dit moet demonstreren als manager en als organisatie. ‘Walk the talk‘. Geef aan dat fairness belangrijk is en blijft. ‘Dan pas zullen ze extra inspanningen doen, risico’s willen nemen en willen investeren in de relatie met jou en je bedrijf.’

Het is verleidelijk om je mensen meer te beloven dan je kan waarmaken, maar dat levert gegarandeerd problemen op, zegt Patient. ‘Wees dus niet te optimistisch, want dan stel je ze teleur en vinden ze dat ze oneerlijk behandeld zijn.’

Je mag als leider in moeilijke omstandigheden ook best je kwetsbaarheid tonen, besluit de prof. ‘Je wil namelijk een omgeving creëren waarin het veilig is voor mensen om zich uit te spreken, om te delen. Als leider geef je dan nog altijd zelf het beste voorbeeld. Share the pain.’