Wat met de aandeelhoudersvergadering? Digitaal of uitstellen?

De boeken voor 2019 waren afgesloten, de winst was berekend, het dividend bepaald. Veel bedrijven waren naar jaarlijkse gewoonte de algemene vergadering aan het voorbereiden, toen duidelijk werd wat de impact is van het coronavirus. Minister van justitie Koen Geens (CD&V) heeft snel een volmachtenbesluit genomen om bedrijven alternatieven te bieden voor de onmogelijk geworden fysieke vergaderingen van aandeelhouders.

Twee grote mogelijkheden worden geboden. Ondernemingen kunnen (zelfs wanneer dit volgens hun statuten niet mag) de aandeelhoudersvergadering op afstand houden, via digitale weg of schriftelijk. Of er kan gekozen worden voor een uitstel met maximaal tien weken na wat normaal de uiterste datum is.

Bernard Thuysbaert van Deminor (het advieskantoor dat belangen van aandeelhouders verdedigt) zegt dat nogal wat grote, beursgenoteerde bedrijven gekozen hebben voor een vergadering achter gesloten deuren, met een schriftelijke procedure, waarbij aandeelhouders voordien hun vragen moesten insturen. Hoewel dit weinig controle toelaat, heeft Thuysbaert wel begrip. Voor een beursgenoteerd bedrijf is het zelfs in normale omstandigheden moeilijk om zicht te krijgen op het aandeelhouderschap.

Ook ondernemersorganisatie VBO ziet dat de grote bedrijven vergaderingen op afstand organiseren. Bij kleinere, familiale bedrijven lijkt er wel meer openheid om digitale vergaderingen te houden. Technisch is dit ook makkelijker realiseerbaar, met de nodige garanties. Noch Deminor, noch het VBO kunnen vandaag al inschatten hoeveel bedrijven dit zullen proberen.

Uitstel van dividend?

De timing van de aandeelhoudersvergadering is natuurlijk ook afhankelijk van een belangrijke beslissing die vooraf moet genomen worden: wat gebeurt er met de winst van 2019, welk dividend kan worden uitgekeerd aan aandeelhouders? De epidemie is een ‘belangrijke gebeurtenis na balansdatum’ en bedrijven moeten dus hun jaarrekening herbekijken.

Is er nog wel geld om uit te delen, wordt het dividend verminderd, of uitgesteld? Dit is een bijzonder moeilijke vraag momenteel, omdat het nog onmogelijk is te voorspellen welk effect de coronamaatregelen zullen hebben op de diverse bedrijven. Een bedrijf kan morgen moeilijk aan zijn bank een overbruggingskrediet vragen wanneer het vandaag een groot dividend uitkeert.

Verwacht wordt dat heel wat bedrijven hun dividend zullen schrappen, voor zover dit statutair en wettelijk toegelaten is. Eventueel kan later dit jaar via een interim-dividend een compensatie geboden worden, indien de economische situatie opklaart.

Deminor en het kenniscentrum Guberna raden bedrijven aan de communicatie met de aandeelhouders niet uit de weg te gaan. Ook al zijn het onzekere tijden, een beetje informatie is altijd beter dan geen.

Zowel het VBO als Deminor hebben handleidingen opgesteld om bedrijven te helpen bij het maken van de juiste afwegingen over algemene vergadering en jaarrekening.

Om raden van bestuur in deze coronatijden efficiënt te laten werken, heeft Diligent een reeks instrumenten. Binnen het gekende boardportal zijn er beveiligde, digitale manieren om documenten uit te wisselen, boodschappen te versturen, een videoconferentie te organiseren, stemmingen te houden.  Ontdek het totaalpakket aan mogelijkheden dankzij een demo.

Meer lezen:

• Hoe je van goede naar moderne governance gaat
• Waarom e-mail geen goed kanaal is voor bestuursdocumenten
• Slechte governance hypothekeert bedrijfsresultaat