Waarom e-mail geen goed kanaal is voor bestuursdocumenten

E-mails zijn zeer eenvoudig maar de beveiliging laat te wensen over. Denk bijvoorbeeld maar aan de wereldwijd gelezen e-mails van Hilary Clinton, toen ze Amerikaans minister van Buitenlandse Zaken was. Als bedrijfsleider of bestuurder denkt u wellicht dat dit ver van uw bed is.

Nochtans is bedrijfsspionage een bloeiende sector, verhalen over de hacking van bedrijfsgegevens zijn legio, in alle landen ter wereld. E-mails kunnen gekraakt worden door hackers ingehuurd door concurrenten. Ontevreden of gefrustreerde (ex-)medewerkers van een bedrijf kunnen ze doorsturen. Per ongeluk kunnen ze onder ogen komen van onbevoegden.

Meer flexibel én betere beveiliging

Dat zal wel, denkt u wellicht, maar meer beveiliging is ook meer ‘gedoe’. Als alles moet versleuteld worden en allerlei toegangspoorten moeten worden geopend met complexe paswoorden, wordt werken moeilijk. De kans wordt ook groot dat de afspraken toch niet gerespecteerd zullen worden.

Moderne software staat daarom voor de uitdaging om meer veiligheid te combineren met meer gebruiksgemak en flexibiliteit. In het board portal van Diligent wordt dit opgelost met de ‘secure meeting workflow’, software die gebaseerd is op de ‘secure file sharing’ maar nog een stap verder gaat.

Het gaat verder dan communiceren en informatie uitwisselen, het gaat over samen vergaderingen voorbereiden en afhandelen. Samen werken aan de workflow. In een besloten netwerk in de cloud kunnen enkel de bevoegde personen (intern en extern) documenten droppen en ophalen. De documenten kunnen bewerkt en becommentarieerd worden. Tijdens de vergadering zijn ze beschikbaar en nadien kunnen ze veilig bewaard worden en blijven ze snel vindbaar.

Veiligheid is een vertrekpunt. Documenten worden versleuteld en de toegang wordt strikt gecontroleerd. Heel eenvoudig kan bepaald worden wie welke toegang heeft tot welke documenten. De kans dat een bericht bij een verkeerde bestemmeling terechtkomt, wordt zo tot het absolute minimum beperkt. Wie een e-mailadres intikt zonder goed op te letten, kan zijn mail eender waar terecht zien komen, maar in een dergelijke oplossing wordt deze kans aanzienlijk verkleint

Beperkte kring

Door in een besloten netwerk actief te zijn, worden bedrijfsgeheimen met veel minder mensen gedeeld. Op het internet of binnen een bedrijfsnetwerk is moeilijk na te gaan wie wat kan lezen, op legale of minder legale manier.

Hier is duidelijk wie wat mag lezen en bewerken. Dit is meteen ook een garantie op kwaliteit. Tekstaanpassingen gebeuren door de best geplaatste personen en zijn traceerbaar. De mensen die de aanpassingen moeten lezen, worden automatisch verwittigd.

De discrete of zelfs geheime behandeling van strategische, financiële, commerciële informatie is in veel gevallen verplicht door de wetgever. Het is altijd een zaak van gezond verstand en van goede corporate governance. De ambitie van Diligent ligt in ‘moderne governance’: het helpen van leiders met technologieën, inzichten en processen die goede governance stimuleren, zodat de onderneming maximaal kan bloeien.

In een wereld waarin alles snel evolueert, technologische mogelijkheden en bedreigingen eindeloos worden, en waarin op globale schaal gewerkt wordt, is e-mail niet het meest betrouwbare en efficiënte werktuig voor raden van bestuur die met moeilijke en gevoelige dossiers werken.

Lees hier meer over Diligent Secure File Sharing en Secure Meeting Workflow.