Onderzoek: Directiecomités hebben behoefte aan meer sturing

Wanneer de organisatoren van directievergaderingen gevraagd wordt naar hun eigen beoordeling, geeft zowat de helft zijn bedrijf meer dan een zeven op tien. De andere helft dus maar een zeven of minder.

Dit grote benchmarkonderzoek is verricht bij een breed spectrum aan grote ondernemingen, gemiddeld met zo’n 700 werknemers. De vragen werden gesteld aan de personen die verantwoordelijk zijn voor het organiseren van de directiemeetings. In de meeste gevallen gaat het om directiesecretaresses, management assistants en executive assitants. Slechts in een minderheid is de organisatie in handen van een secretaris, een directielid, of een office manager.

Tijdsbesteding

Met name die directiesecretaresses zijn maar matig te spreken over de effectiviteit van de vergaderingen. ‘Er zou sneller en beter beslist moeten worden. Verder vinden ze dat actiepunten niet vlot genoeg opgepakt worden.’ ‘Het grootste deel van de respondenten heeft op dit moment een coördinerende rol met betrekking tot het functioneren van de directie. In plaats van faciliterend bezig te zijn, zouden ze liever een regiefunctie hebben en meer willen sturen om de effectiviteit van het team te vergroten.’

Deze klacht wordt ook geïllustreerd door de huidige tijdsbestedingen en de gewenste tijdsbesteding. Momenteel gaat veel tijd naar uitvoerende jobs: documenten verzamelen, notulen uitschrijven en archiveren, andere administratieve taken. De gewenste tijdsbesteding geeft meer prioriteit aan coördineren en controleren, aan de eigenlijke besluitvorming en de opvolging ervan.

Acht cruciale criteria

Om te controleren of een vergadering echt effectief kan verlopen, kan u acht criteria afvinken, acht dimensies controleren. Hoeveel tijd vergt het om agendapunten te bepalen en de nodige vergaderstukken te verstrekken? Momenteel vraagt die in veel gevallen nog teveel tijd, al is er wel beterschap in vergelijking met een gelijkaardige benchmark in 2017.

Zijn de vergaderstukken beschikbaar op diverse (mobiele) devices? Dergelijke multichannel is heel handig voor de deelnemers, maar uiteraard moet over de veiligheid gewaakt worden.

Is de informatie die verstrekt wordt, juist? Is het de laatste versie, en is ze volledig? Klopt de agenda volledig?

Discipline: gaan de vergadering altijd door zoals gepland, op het afgesproken tijdstip en de afgesproken plaats? Wordt dit afdoende gecoördineerd.

Is er voldoende duidelijkheid over wat op de agenda staat en over wat moet beslist worden? Alleen met voldoende duidelijkheid kan ook echt beslist worden, in plaats van tijd te verliezen met overleggen en bijpraten.

Bij liefst een derde van de onderzochte bedrijven is er sprake van een gebrek aan kwaliteit: de onderwerpen van de vergadering worden last-minute gewijzigd, waardoor de structuur verloren gaat.

Is er een juiste vergadercultuur, geven directieleden op tijd feedback op de vergaderstukken. Respondenten geven aan dat dit aanzienlijk bijdraagt tot de effectiviteit van de vergaderingen.

En dan is er natuurlijk nog het vraagstuk van de veiligheid: kan alle bedrijfsgevoelige informatie veilig opgeslagen en verstuurd worden. In vergelijking met 2017 wordt hier een grotere bezorgdheid getoond, al kan dit te maken hebben met een grotere bewustwording van de risico’s.

Afgelopen zomer verrichte Diligent een uitgebreid benchmarkonderzoek naar de effectiviteit van de directievoering in voornamelijk grote ondernemingen. Wat is de praktijk in die ondernemingen vandaag, afgezet tegen de verschillende prioriteiten? Wenst u het detail van dit onderzoek, zodat u uw onderneming kan optimaliseren, surf dan hierheen.

Meer lezen:

• Stappenplan voor digitaal besturen met veilige werkinstrumenten
• ‘Functioneren van raad van bestuur hangt af van context’
• Hoe je van goede naar moderne governance gaat
• Wat met bedrijfsgegevens die zelfs eigen IT-mensen niet mogen zien?
• Zo word je pro in virtueel vergaderen