Onboarding bestuurders kan nog veel beter

Een gestructureerde selectie en integratie nemen steeds meer de plaats in van het ‘old boys netwerk’, zegt Abigail Levrau, professor aan Universiteit Gent en research director van GUBERNA, het instituut voor bestuurders. Natuurlijk is ‘ons-kent-ons’ nog niet helemaal uitgeroeid en blijft er nog een lange weg te gaan. Toch zijn steeds meer ondernemingen veel bewuster gaan zoeken naar nieuwe bestuurders. Al hangt het af van sector tot sector en van de omvang van de onderneming.

Zowel de Belgische wetgeving als de codes voor deugdelijk bestuur stellen dat een objectief, transparant en doordacht selectieproces nodig is om een bestuurder te zoeken, aldus Levrau. Naast het zoeken naar de juiste bestuurder dient er ook voldoende aandacht besteed to worden aan het ‘onboarden’ van nieuwe bestuurders, zijnde het inwerken van de nieuwe leden om ze zo snel mogelijk op hun plaats te krijgen.

Het juiste profiel

De eerste stap is het bepalen van het juiste profiel. Welke competenties (hard skills) heeft de nieuwe bestuurder nodig, welke soft skills, welke persoonlijkheid? Waaraan heeft de raad van bestuur nog nood? Wie past bij het bedrijf?

Maar ook de potentiële bestuurder moet zijn huiswerk maken. In plaats van het najagen van mooie postjes, moet die zich afvragen wat zijn of haar toegevoegde waarde voor het bedrijf kan zijn. Passen mijn ervaring en competenties bij het bedrijf, passen mijn doelstellingen bij de doelstellingen van het bedrijf.

Een goede werkwijze bij het onboarden van nieuwe bestuurders, aldus Abigail Levrau, is het opstellen en ondertekenen van een ‘aanstellingsbrief’. Hierin beschrijven beide partijen – bestuur en nieuwe bestuurder – expliciet wat ze van elkaar verwachten. Waarom is deze specifieke persoon gevraagd, wat kan hij/zij bijbrengen, hoeveel tijd vraagt het mandaat … Zo’n duidelijke taakomschrijving kan dan ook meteen gebruikt worden bij de latere evaluatie van de prestaties van de nieuwe bestuurder.

Integratie

Eenmaal een nieuwe bestuurder aangesteld is, moet die natuurlijk zo snel mogelijk ‘up to speed’ gebracht worden. Er moet voldoende aandacht gaan naar het onboarden van nieuwe bestuurders. Ook dit wordt duidelijk aanbevolen in de codes voor goed bestuur en in de best practices. Alweer is een investering van beide partijen noodzakelijk.

De praktijk is zeer verschillend van het ene bedrijf tot het andere. Geroutineerde bedrijven stellen een introductiepakket ter beschikking, organiseren tutorials en bedrijfsbezoeken. Andere bedrijven doen veel minder. Ook de inspanningen die een nieuwe bestuurder levert om zich snel in te werken, durven al eens variëren.

Toch is Levrau optimistisch, na twintig jaar ervaring. ‘De tijdsgeest is veranderd, de business context wordt steeds uitdagender.Een bestuursmandaat is geen erepositie meer. Door een aantal schandalen is men zich ook meer bewust van de verantwoordelijkheden en taken. Bestuurder zijn is een gespierde opdracht, bijblijven is de opdracht, vandaar ook het belang van gepaste opleidingen en ondersteuning

Externe hulp

Bedrijven die op zoek zijn naar nieuwe bestuurders, kunnen makkelijk hulp vinden. Zo staan best practices beschreven in alle codes voor goed bestuur. GUBERNA, het instituut voor bestuurders heeft een gedetailleerde toolkit uitgewerkt voor de rekrutering en selectie van bestuurders.

Wie concreet aan de slag wil, moet de zoektocht beginnen met het juiste profiel aan te maken. Daarbij kan hulp ingeroepen worden van GUBERNA, diverse headhunters, of de organisatie Women on Board (specifiek voor de zoektocht naar vrouwelijke bestuurders). Levrau raadt aan dat de voorzitter van de raad van bestuur, de CEO en eventuele andere sleutelfiguren grondige selectiegesprekken voeren met kandidaten, daarbij eventueel bijgestaan door externe partijen.

Verder lezen? Diligent heeft een interessant blogartikel over hoe de bestuurssecretaris kan helpen bij het onboarden van een nieuwe bestuurder.