D.A.S. doet het papierloos en maatschappelijk verantwoord

D.A.S. is een Belgische maatschappij gericht op verzekeringen voor rechtsbijstand, in handen van het Duitse Ergo. De governance van het bedrijf wordt voor een belangrijk deel bepaald door wetgeving, de verzekeringssector is nu eenmaal sterk gereguleerd, aldus CEO Erika Van Dyck.

De raad van bestuur bestaat uit drie bestuurders afkomstig van de enige aandeelhouder, twee onafhankelijke en vier uitvoerende bestuurders, die in het directiecomité zetelen. Voor Covid werd er fysiek vergaderd, wekelijks door het directiecomité, per kwartaal door de raad van bestuur (en audit- en renumeratiecomité).

Al enkele jaren wordt grotendeels papierloos gewerkt. Op het IT-platform ‘D.A.S. Inside’ wordt info gedeeld, binnen zogenaamde ruimtes, groepen mensen die tot hetzelfde toegang hebben. Ieder document hoeft maar eenmaal te worden opgeladen, en kan daarna gedeeld worden binnen verschillende ruimtes. Wanneer het document bewerkt wordt, heeft iedereen steeds de laatste versie in handen. Intussen zijn er al meerdere tienduizenden documenten in het systeem.

Redding

Dit was onze grote redding toen corona uitbrak, aldus Van Dyck. Sinds 2018 werkt de raad van bestuur papierloos. Er wordt gewerkt met een systeem van ‘stories’, zo’n story bevat alle documenten voor de volgende vergadering. Wat enkel mag gezien worden door bestuurders, is enkel voor hen toegankelijk. Ook voor het directiecomité is er wekelijks zo’n story, met alle info.

Grote tevredenheid dus over het feit dat het bedrijf al heel ver gevorderd was met papierloos werken toen de pandemie toesloeg, maar het online vergaderen is nog een uitdaging. D.A.S. werkt met Skype, wat onvoldoende mogelijkheden biedt. Zo kan je maar vijf gezichten zien, terwijl het directieteam zes mensen omvat. Vergaderen via video is al lastig, met een zwart scherm erbij wordt het echt onaangenaam. Daarom wordt binnenkort overgestapt naar Teams.

Het grootste probleem met videocalls is natuurlijk het gebrek aan informele interactie. Zeker een raad van bestuur met mensen die elkaar maar een paar maal per jaar ontmoeten, heeft nood aan een informele babbel. In ‘gewone’ tijden was dat met een etentje, maar een digitale versie van zo’n moment is niet volwaardig. Vermits binnenkort een paar bekende bestuurders vervangen worden door nieuwe mensen, is dit meer dan ooit een uitdaging.

Check-in, check-out

Voor de eigen werknemers heeft D.A.S. een systeem uitgebouwd om de verbondenheid te bevorderen, met consultants voor communicatie en samenwerking. Zo is er een check-in- en een check-out moment bij iedere vergadering, om eens te polsen hoe ieder zich voelt. Een voorbeeld van code-vraag is ‘welk weer is het bij jou vandaag?’. Zo blijven problemen niet onder het oppervlak sudderen.

Naast een duidelijke intern gerichte governance is er ook een extern beleid. ‘Wij zijn niet zo bekend bij het grote publiek, dus er is ook geen groots extern beleid’, aldus Van Dyck. ‘Sowieso is hetgeen we doen, namelijk rechtsbijstand toegankelijk maken voor iedereen,  maatschappelijk zeer relevant. Maar we zijn vooral bekend bij de verzekeringsmakelaars en de advocaten.’

De communicatie met de burger/consument wordt wel opgevoerd, met een vernieuwde website en aanwezigheid op diverse sociale media. ‘Zo worden we zichtbaarder voor de eindklant’.

D.A.S. heeft geen uitgestippeld ESG-beleid maar wel diverse initiatieven in die richting. ‘We staan heel pragmatisch in het leven.’ Zo wordt tijdens de pandemie heel sterk vastgehouden aan de plicht tot thuiswerk, ‘zo werken we mee aan een snelle terugkeer naar het normale leven’, ook al valt het sommige medewerkers zwaar.

Op ecologisch vlak is er naast de afbouw van de papierwinkel (intern én naar klanten toe) de introductie van elektrische bedrijfswagens. Op vlak van HR wordt werk gemaakt van meer flexibiliteit, om de werknemers in staat te stellen zijn/haar leven beter te organiseren. Zo wil D.A.S. een aantrekkelijke werkgever zijn.

Wilt u ook graag overstappen naar digitale bestuursvergaderingen? Download deze gids voor het kiezen van de juiste technologische software.

Meer lezen?

• Stappenplan voor digitaal besturen met veilige werkinstrumenten
• Zo word je een pro in virtueel vergaderen
• Bedrijven moeten niet alleen corona-, maar ook hackerproof zijn
• Met ESG in de boardroom gaat bedrijf van mooie woorden naar daden
• Onderzoek: directies geven zichzelf zeven op tien (en dat is niet genoeg)