Meer winst en geëngageerde medewerkers dankzij robots

‘Fujitsu is een bedrijf in volle transitie’, zegt Sylvain dal Vecchio (foto), Finance Director BeLux bij Fujitsu.  ‘We moeten onze activiteiten anders organiseren en we moeten blijven groeien zonder al te veel bijkomende kosten te maken. Robotisering maakt dat perfect mogelijk. Bovendien wil ik de mensen in mijn team een interessantere job aanbieden, waarin ze meer business oriented kunnen zijn en efficiënter kunnen werken.’ Softwarerobots op de finance-afdeling lieten dal Vecchio toe beide te doen.

Robotisering in 3 fasen

Klassiek gebeurt het robotiseren in 3 fasen. Eerst komt automatisatie, zoals dat in veel bedrijven al goed is ingeburgerd met bijvoorbeeld software voor invoicing, automatische ticketing…  Robotisering is de logische volgende stap. ‘Uiteraard zijn dat geen robots zoals je ze kent uit sciencefictionfilms’, verduidelijkt dal Vecchio, ‘maar software op de computers van onze medewerkers, die volledig geautomatiseerd menselijke taken vervult. Het enige wat je nog moet doen, is de robot tonen hoe hij de repetitieve taken moet doen en hem monitoren.’ Na de robotisering volgt in een derde fase artificial intelligence die systemen zelflerend maakt, zodat ze taken nog zelfstandiger kunnen vervullen.

‘Eerst heb ik bekeken welke processen gerobotiseerd kunnen worden. Robots zijn heel goed in repetitief werk en finance is daarom een uiterst geschikte sector om te robotiseren. Eens we wisten welke processen door een robot konden worden gedaan, heb ik een business case gemaakt om vast te stellen dat het eigenlijk redelijk goedkoop is om mijn team te robotiseren. Daarna volgde de proof of concept. Ik heb mijn mensen niets opgelegd of nergens toe verplicht. Het begon met 1 softwarerobot voor 1 controller als testcase. Na een tijdje zag iedereen mogelijkheden om efficiënter te werken dankzij een softwarerobot en wou iedereen er een.’

‘Het komt erop aan met je mensen te praten en ze duidelijk te maken dat hun job door robotisering niet in gevaar komt’

Changemanagement

Bij Fujitsu was er dus geen weerstand tegen de komst van de robots. Mensen vreesden geen moment dat hun job op de tocht kwam te staan. ‘Het is een veranderingsproces als elk ander’, meent dal Vecchio. ‘Het komt erop aan met je mensen te praten en ze duidelijk te maken dat hun job door robotisering niet in gevaar komt. Als er in ons land jobs verloren gaan is dat niet door robotisering, maar door offshoring.’

‘De tijd dat mensen dag in dag uit één taak uitvoerden, ligt al jaren achter ons. Die evolutie naar betere, betekenisvolle jobs is gelukkig al gebeurd. De mensen in mijn team doen talloze acties bij het uitvoeren van hun werk en een robot neemt er dan amper één van over.’ De robots zijn dus totaal geen bedreiging voor hun jobs, integendeel, ze maken de jobs van mijn mensen net interessanter.’

Meer engagement én meer winst

‘In finance zijn heel veel repetitieve taken en er moet heel wat data verwerkt worden. Omdat we verschillende softwarepakketten gebruiken die niet vanzelf met elkaar samenwerken of communiceren, hadden we ook altijd een manuele workaround nodig. Stel dat je op basis van een aantal criteria uit een lange lijst data moet selecteren en die moet importeren in een ander programma, dan doen onze softwarerobots dan in amper 16 seconden. Een mens doet daar uiteraard veel langer over en de kans op fouten is groter. Het is daardoor ook duur. Als ik voor zulke taken een controller moet inschakelen is dat een hele hoge kost. Bovendien is het voor de controller geen motiverend werk. Een controller moet data interpreteren, niet verwerken.’

Terwijl de robots repetitieve taken van de mens overnemen hebben de mensen dus meer tijd voor het interpreteren van data en voor alles wat met communicatie, emoties, menselijke interactie te maken heeft. Dal Vecchio: ‘De softwarerobots laten het toe dat onze mensen echt meerwaarde kunnen leveren: interactie met de klanten, sales…’

‘Uiteindelijk vertaalt zicht dat in financiële winst, want mijn mensen zijn meer gemotiveerder omdat hun job boeiender wordt en als team werken we sneller, efficiënter en maken we minder fouten’, gaat hij verder. ‘En dat is geweldig natuurlijk. Ik kan groeien met hetzelfde team, omdat mijn mensen meer toegevoegde waarde kunnen bieden. Tegelijk zijn mijn mensen blij en blijkt dat hun engagement is toegenomen.’

Talrijke mogelijkheden

Een jaar geleden is dal Vecchio het project gestart. ‘Niemand had een idee wat de impact zou zijn wanneer we robots zouden inzetten in het hele departement. Mijn mensen mochten zelf voorstellen voor welke taken ze een robot wilden inschakelen en onze developer ontwikkelde die dan.’ Maar de mens blijft controleren: bij Fujitsu doet geen enkele robot end-to-end processen.

Volgens dal Vecchio zijn de mogelijkheden talrijk. ‘Standaardprocessen zoals kredietcontrole, rapportering, forecasting door bijvoorbeeld de performance van het salesteam te evalueren etc. kunnen perfect door een robot gebeuren. Ook buiten finance kunnen robots een nuttige bijdrage leveren. Denk bijvoorbeeld aan HR en het onboarden van nieuwe medewerkers. Identieke gegevens van die nieuwe werknemer moeten in alle HR-tools toegevoegd worden. Dat is repetitief werk waar een mens een paar uur over doet, terwijl een robot dat in vijf minuten kan.’

‘We hebben nu twaalf robots en er zijn er zes in ontwikkeling. Veertien ervan zullen in finance werken, de andere in HR en business operations. De mensen staan in de rij bij onze developer om hun robot te laten ontwikkelen en ze komen naar me toe om me te zeggen dat ze nu begrijpen dat ik hun jobs heb verbeterd.’