‘De 9-to-5 doorbreken stimuleert creativiteit’

De traditionele 9-to-5 is niet meer van deze tijd, en wordt stilaan vervangen door meer flexibele werkregelingen in combinatie met nieuwe technologieën zoals videocalls en cloudtelefonie. Rob Renders verwijst ook het traditionele kantoor gewoon naar de prullenbak.

‘Het verhaal van om 9 uur aan je bureau zitten, bestaat al erg lang, maar de maatschappij is ondertussen wel veranderd’, stelt de CEO. ‘Die manier van werken creëert geen vrijheid. Het is een onbewust regime, en wanneer je dat doorbreekt raak je anders geïnspireerd.

‘Ik vind kantoor een lelijk woord. Wij bieden onze medewerkers inspiratieruimtes aan’

Als je elke dag consistent hetzelfde doet zonder na te denken, naar dezelfde omgeving gaan werken, aan dezelfde bureau zitten, met dezelfde mensen spreken, dan kom je in een ‘valkuil van gewoonten’ terecht.

Ook dit nieuwe normaal waar mensen afwisselen tussen een paar dagen op kantoor en een paar dagen thuis wordt uiteindelijk een gewoonte en dus saai.  Door die gewoontes te doorbreken, creëer je verandering en een creatievere en innovatievere mindset bij je mensen.’

Huiselijke sfeer

Dat betekent echter niet dat kantoren op zich compleet nutteloos zijn, TelSmart heeft er zelfs twee. Maar de rol die ze vervullen, is helemaal anders dan wat we kennen. ‘In volle coronatijden besloten we zelfs om een volledig in te richten kantoor van 550 m2 te huren’, vertelt Renders.

De ruimte is eigenlijk veel te groot voor ons alleen dus hebben we besloten dat we er een inspirerende co-working van maken die we delen met andere positief ingestelde ondernemers. We noemen het The House of Happiness. Ik vind het woord kantoor eigenlijk een lelijk woord. Wat wij aanbieden aan onze medewerkers noem ik inspiratieruimtes.’

Het nieuwe pand ziet er dan ook anders uit dan een traditioneel kantoor . ‘We hebben de kantoorsfeer vervangen door een meer huiselijke sfeer. Je kan er alleen in stilte werken in de breakout rooms, genoemd naar Elon Musk, Jeff Bezos en Oprah Winfrey, of samenwerken in de open ruimtes.

Vaak praat je in reguliere kantoren enkel met je nabije collega’s, terwijl het erg belangrijk is om ook te spreken met mensen uit andere afdelingen en zelfs andere industrieën en sectoren. En dat kan bij House of Happiness.’

Internationaal werken

Hun bestaande kantoorruimtes worden bovendien aangevuld met een abonnement op de co-working ruimtes van de internationale groep Spaces, zodat medewerkers van TelSmart overal ter wereld in een hippe omgeving kunnen werken.

Iets wat Renders zelf ook doet, onder meer bij onze noorderburen. ‘De ene dag zit ik in Eindhoven en dan weer in Berchem of in Gent. Die verandering van omgeving zorgt voor andere inspiratie en geeft je een gevoel van vrijheid. In The House of Happiness van TelSmart zijn er dus ook plekken voorzien waar externe personen kunnen co-worken.’

Vanzelfsprekend wordt die nieuwe manier van werken ook geflankeerd door technologie, die cloudtelefonie en videobellen mogelijk maakt. Het zijn tools waarmee we bekend zijn geworden tijden de Covid-19 pandemie, maar die TelSmart nu verder wil drijven met hun eigen telefoniesoftware.

‘Mensen zouden meer moeten kijken naar een klik tussen hen en de werkgever’

‘Je moet op eender welke locatie zonder al te veel frictie kunnen communiceren met je klanten en medewerkers’, vindt Renders. ‘Met Teams kan je natuurlijk videobellen. Maar met onze telefonie software kunnen bedrijven van overal op de laptop of smartphone oproepen ontvangen en weer doorschakelen, of met 1 click een belproces aanpassen. Elke medewerker spendeert gemiddeld 3 minuten per dag minder aan nutteloze zaken zoals telefoonnummers intypen of bellen naar leveranciers om iets aan te passen.

De klassieke telefooncentrale zoals we die kennen maken we nu digitaal, waarbij we de inkomende en uitgaande belstromen eenvoudig en zonder frictie beheersen.’

Vertrouwen

De kantoorruimte ombouwen naar inspiratieruimtes, is voor Renders maar één onderdeel van zijn missie. Hij wil de levenskwaliteit van de mensen rondom hem verbeteren. ‘Ik wens iedereen een krachtig en spannend leven toe. En we kunnen daar wel degelijk aan bijdragen via ons werk.’

De grootste uitdaging voor leiders is niet de kantoorruimte of de technnologie. Het is je mensen zich goed laten voelen. Nieuwe tijden vragen ook om een nieuw leiderschap en dat begint bij vertrouwen hebben in je medewerkers.

‘We vertrouwen je per definitie. Je kan het daarna natuurlijk wel kwijtspelen. En dat is in elke relatie zo, of die nu vriendschappelijk, romantisch of zakelijk is. Het hangt samen met onze waarden, die we zeer duidelijk hebben uitgeschreven.

Mensen moeten zich daarmee identificeren. En als dat niet zo is, dan betekent dat niet dat die persoon minder goed is. Maar dan zal hij of zij geen goede match zijn voor ons. Mensen zouden eigenlijk minder moeten kijken naar het salaris van een job, en meer moeten zoeken naar een klik tussen hen en de werkgever.’

Geen regels

Ook hanteert TelSmart een zogenaamde no-rules policy. ‘Dat betekent niet dat er geen controle is’, legt Renders uit. ‘Er moet altijd een vorm van bewaking zijn, maar we hebben bijvoorbeeld geen regels voor het opnemen van vakantiedagen.

Iedereen mag zoveel vakantie nemen als ze zelf willen. Voorlopig zorgde dat niet voor problemen, wat opnieuw steunt op de match tussen onze waarden en mensen. Om dit te doen, moet je de juiste mensen zoeken, die kunnen omgaan met vrijheid en op dezelfde manier denken. Als je weet wie je bent als bedrijf is dit niet moeilijk om te doen.’

Renders heeft sinds kort een cultuur van constante feedback geïntroduceerd bij TelSmart.  ‘Als je ziet dat er iets beter of anders kan, dan moet je dat zeggen. Je moet dus feedback geven op regelmatige basis. In de meeste bedrijven is feedback echter een moeilijk proces, dat vasthangt aan jaarlijkse functioneringsgesprekken. Wij doen dat nu anders.

Feedback gebeurt hier op basis van vier principes, geïnspireerd door Netflix. Dat zijn de 4 A’s. De zender geeft steeds feedback om te helpen, aim to assist, het moet actionable zijn, dus je geeft een alternatief mee en tegelijk wordt de ontvanger geacht de feedback te appreciëren en te aanvaarden. Zo communiceren we respectvol met elkaar, zelfs wanneer er iets fout gaat.’

TelSmart organiseert op 28 oktober een ‘connect avond‘ in hun House of Happiness in Zedelgem. Rob Renders en Wendy Swaegers vertelen over de voordelen en impact van het creëren van een waanzinnige bedrijfscultuur.