Dit is de route naar succesvol aanbesteden

#1 Profiteer van gratis info

Recente statistieken tonen dat overheden in de Europese Unie jaarlijks 18 procent van het bbp uitgeven aan openbare aanbestedingen, of zowat 2000 miljard euro voor allerlei goederen, diensten en leveringen. Ook voor KMO’s kan het een goed idee zijn om in te schrijven op grote openbare aanbestedingen. In Europa moeten alle aanbestedingen groter dan bepaalde bedragen (momenteel 5,55 miljoen euro voor werken en 221.000 euro voor leveringen en diensten) Europees bekendgemaakt worden. Dat betekent dat niet alleen jouw bedrijf, maar dat alle andere bedrijven in Europa ook kunnen deelnemen.

Maar hoe weet je nu wat er wordt bekendgemaakt? Je kan volstrekt gratis al heel wat informatie bekomen. In België vind je alle aanbestedingen terug op een centraal ICT-platform waarin de federale, regionale en lokale overheden samenwerken. Alle Europese aanbestedingen in de EU vind je centraal op het TED-platform. Raadpleeg www.publicprocurement.be (voor alle aanbestedingen door Belgische overheden) en ted.europa.eu (voor alle grote aanbestedingen door alle overheid in de EU). Beide platformen zijn makkelijk en gratis toegankelijk, je kan je inschrijven op de aankondigingen die voor jouw bedrijf interessant zijn, zodat je die dagelijks in je mailbox vindt (e-notification).

#2 Gunstig klimaat voor KMO’s

De Europese en de Belgische overheden hebben de laatste jaren diverse initiatieven genomen om Europese aanbe- stedingen meer toegankelijk te maken voor kleine ondernemingen. Recent is een belangrijke Europese afspraak omgezet in een Belgische gedragsregel, om drempels voor KMO’s systematisch weg te werken: kleinere aanbestedingen (door bijvoorbeeld opdeling in kleinere percelen), snellere en meer toegankelijke informatie, lagere financiële garanties, minder strenge voorwaarden…

Anja Palmaerts, een expert die overheden en bedrijven begeleidt bij aanbestedingen, ontkent dat kleine ondernemingen geen kans maken. Iedereen kan deelnemen, zelfs eenmanszaken. En de markt is enorm: iedere organisatie die voor meer dan de helft gesubsidieerd is, moet aanbesteden: ziekenhuizen, brandweer, scholen, zwembaden, …. Ze schreef voor KMO-organisatie Unizo een handige gids om kleine bedrijven te helpen (Zakendoen met de overheid). ‘Alles wat een overheid aankoopt, moet worden aanbesteed. Dat kan gaan over ICT, maar evengoed over coaching, tot en met het groenonderhoud of wc-papier. Stel dat het gaat over de levering van goederen, dan heb je toch geen multinational nodig.’

#3 Wacht niet af, ga zelf op zoek

Het beste is, zo raadt Anja Palmaerts aan, ervoor te zorgen dat de mogelijke aankopers je al kennen. Vooraleer een aanbesteding wordt uitgeschreven, kan je al contact opbouwen met overheden en hun aankopers. Zo kan je jouw product of dienst al voorstellen en de voordelen duiden. Dit gaat precies zoals in de private sector: je leert je markt kennen, je bezoekt heel wat mensen en je bent aanwezig op beurzen en congressen. En je overtuigt potentiële klanten.

Deze redenering kan ook worden omgedraaid: hoewel aanbestedingen in theorie open moeten staan voor iedereen, verschijnen er geregeld aanbestedingen die mooi op maat van een specifiek bedrijf geschreven zijn (bijvoorbeeld technische specificaties die niemand anders kan bieden). Als concurrent kan je het niet bewijzen, maar je weet het wel. Anja Palmaerts raadt dan ook aan om daar geen tijd in de stoppen, dit lukt toch niet.

Jerome Vanroye, voorzitter van Bouwunie infrastructuurwerken, stelt dat een bedrijf zelf moet oordelen of het zich op de markt van de openbare werken begeeft of niet. Heb je genoeg ‘privéklanten’, hou je dan daarbij. Zoek je extra omzet, werk je dan stap voor stap in. Hij waarschuwt wel voor een mengeling van private en publieke klanten. In de openbare sector zit alles in strakke regels en lange termijnen, terwijl in de privésector alles snel moet gaan. Organisatorisch is dat niet altijd makkelijk om op elkaar af te stemmen. Zeker niet als je een wat kleiner bedrijf bent.

#4 Bereken je prijs correct

Een tweede belangrijke tip van Vanroye is dat een eenmalige deelname aan een Europese aanbesteding weinig zin heeft. Bij gebrek aan kennis van de markt zal jouw prijs wellicht te hoog of te laag zijn. Voor een correcte prijsberekening moet je starten bij de beschrijving van de opdracht (in het geval van werken). Jouw bedrijf moet proberen een zo slim mogelijk antwoord te bieden op de vraag, rekening houdend met prijs van materialen, uurlonen en machinetarieven, en met correcte rendementen. Daarna bekijkt je welke winstmarge je in rekening kan brengen.

Veel wordt bepaald door de markt: wat waren de prijzen bij vorige aanbestedingen, welke concurrenten heb je? Als je aan meerdere aanbestedingen deelneemt, kan je dit alles veel beter inschatten. ‘Als je altijd bij de twee of drie goed- koopste zit, zit je goed. Ben je altijd de negende of tiende duurste, dan zit er iets fout’, aldus Vanroye. Hij raadt bedrijven daarom aan om altijd aan nacalculatie te doen. Zo’n nacalculatie laat toe de concurrentie beter in te schatten en de eigen fouten te ontdekken. De prijs is immers meestal het beslissende element. Zie het als een investering: je wordt er steeds beter in.

Als je als Vlaams bedrijf toegang zoekt tot de EU-instellingen,dan kan je voor hulp ook aankloppen bij het verbindingsbureau Vleva, een overheidsdienst die Vlamingen introduceert bij de EU.

#5 Werk slim samen

In KMO-kringen is er geregeld ongenoegen omdat openbare aanbestedingen te groot zijn voor hen, waardoor ondernemers het gevoel hebben dat grote bedrijven bevoordeeld worden. De regelgeving is hiervoor al aangepast (opdelen in percelen), maar er zijn ook andere oplossinen.

De belangrijkste is het meedingen als consortium. Is een contract te groot en te complex voor jou als individueel bedrijf, dan kan je partners zoeken. Op die manier kan een vruchtbare samenwerking ontstaan, ook buiten de aanbestedingen om. Het komt erop aan van andere bedrijven niet langer je concurrenten maar je partners te maken. Zeker bij de Europese instellingen wordt deze manier van werken gewaardeerd, omdat dit KMO’s extra kansen geeft.

Denk dus niet langer over aanbestedingen aan de hand van oude vooroordelen, maar bekijk met open geest de voor- en nadelen. Bespreek met je team of je onderscheidend of concurrerend genoeg kan zijn. Voldoe je aan alle eisen, ga er dan voor. Er is al veel veranderd ten goede bij overheden. Alleen dat huiswerk, dat blijft wel bestaan. Je moet alles invullen, vragen heel precies beantwoorden en vooral niet denken: dat weten ze toch wel? En als je samenwerkt met partners, geldt dat ook voor hen.

#6 Haal de deadline

Die deadline is zo belangrijk: als je je documenten vijf minuten te laat inlevert, ben je eraan voor de moeite.

Dit is een verkorte versie van het artikel in MT-magazine, dossier overheid en business. U kan dit nummer nabestellen in onze MT-shop.